Sistem Informasi Akademik

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: MASTER PUSAT

2010-05-06T06:21:00.000-07:00

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK:

Master Pusat

Description

Modul ini merupakan modul basic dari Academic Portal, konfigurasi data-data yang akan digunakan di Master Prodi dan modul Academic Portallainnya akan dilakukan disini. Hampir semua dari menu yang terdapat pada modul ini hanya akan digunakan ketika Academic Portal pertama kali digunakan.

Groups Privilege

Sytem Admin, Academic Admin

Features

Pendaftaran nama-nama Fakultas/Program Studi, Program Kuliah, dan Implementasi Prodi.
Memasukkan dan menampilkan Data Pejabat.
Pengaturan tampilan Kalender Akademik.
Mengatur setting variabel modul Academic Portal dan pengaturan pemetaan nama.

Hak Akses: Staf Akademik

Fakultas/Program Studi

Pilih menu Master Pusat >> Master Data >> Akademik-Inti >> Fakultas / Prodi Studi
Klik tombol Tambah Fakultas / Program Studi untuk menambahkan Fakultas atau program Studi
Pilih tombol radio Program Studi untuk menambahkan program studi dan tombol radio fakultas untuk fakultas
Untuk mengedit klik icon pada kolom operasi
Untuk menambahkan peminatan klik icon pada kolom peminatan, peminatan pada di isi pada Master Data >> Akademik-Inti >> Bidang Peminatan
Untuk menambahkan program kuliah klik icon pada kolom program, program kuliah dapat di isi pada Master Pusat >> Master Data >> Akademik-Inti >> Program Kuliah

Program Kuliah

Pilih menu Master Pusat >> Master Data >> Akademik Inti >> Program Kuliah
Pilih program studi
Tambahkan program kuliah yang di maksud

Kalender Akademik

Kalender Akademik yang berisi kegiatan-kegiatan akademis berdasarkan kalender akademik Kampus dan jika ada kalender akademik program studi makan kalender akademik yang ditampilkan merupakan kalender akademik program studi.

Untuk menampilkan kalender akademik yang sudah lalu, pilih Tahun Ajaran yang ingin dilihat pada combo box di bagian atas kemudian tekan tombol pilih, maka akan tampil kegiatan dan tanggalnya.

Kembali ke Data Pribadi/Nilai

Academic Portal

2010-05-06T06:18:00.001-07:00

Tentang SISTEM INFORMASI AKADEMIK : Academic Portal

Memasuki alaf baru peradaban yang semakin terbuka, Indonesia dihadapkan pada tantangan yang cukup kompleks. Mulai dari problematika nasional, regional juga global. Tantangan berat tersebut merupakan konvergensi dari berbagai dampak globalisasi. Mulai dari arus informasi, akulturasi budaya dan ekonomi yang semakin terbuka. Berbagai masalah tersebut hanya dapat diatasi dengan solusi berbasis pengetahuan (knowledge based solution). Kemampuan bersaing mengatasi berbagai masalah tersebut akan membuahkan keuntungan bagi pemenangnya. Oleh karena itu, daya saing suatu bangsa seperti didefinisikan oleh Porter sebagai a countryâ€™s share of world for its product [Porter, 2002].

Solusi berbasis pengetahuan dan semakin besarnya ketergantungan manusia pada media informasi dan komunikasi berbasis internet, adalah subjek penting yang telah merevolusi cara belajar dan kebiasaan berkomunikasi dan berbagi informasi manusia modern. Tak ayal, media informasi berbasis internet semakin penting dan mendapat tempat utama bagi setiap institusi untuk senantiasa mampu bertahan dan bersaing ditengah dunia yang semakin mengglobal.

Karenanya, diperlukan solusi yang integratif, atau dengan kalimat lain, implementasi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) akan membantu efisiensi dan efektivitas pengelolaan perguruan tinggi dengan memanfaatkan informasi yang tersedia pada sistem pangkalan data elektronik, sistem pelayanan administrasi, serta sistem informasi manajemen untuk keperluan eksekutif perguruan tinggi di setiap jenjang organisasi.

Sistem Informasi Akademik yang cukup powewrfull adalah Academic Portal yang dikembangkan oleh PT. SAPUA EDUKASI (www.sapua.com). Academic Portal merupakan sistem informasi manajemen pendidikan tinggi dan eLearning yang dibangun menggunakan bahasa scripting PHP, dan berjalan di atas web server Apache. Beberapa database yang di-support antara lain MySQL, Microsoft SQL Server, dan Oracle. Academic Portal dibangun di atas Open Source platform PostNuke, menggunakan Moodle sebagai Learning Management System-nya yang sebelumnya telah dimodifikasi sehingga dapat menyesuaikan dengan pendidikan tinggi di Indonesia.

Modul-modul Academic Portal

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PERPUSTAKAAN

2010-05-06T06:15:00.000-07:00

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK:

Proses Perpustakaan

Peminjaman dan Reservasi Anggota

Pendaftaran Anggota

Perpanjangan Durasi Peminjaman

Library

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PELAPORAN EPSBED

2010-05-06T06:13:00.000-07:00

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK:

Proses Pelaporan EPSBED

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES KEUANGAN KAMPUS

2010-05-06T06:12:00.002-07:00

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK:

Proses Keuangan Kampus

[hide]

Penutupan Buku

Pengeluaran Dengan Anggaran

Pengeluaran

Jurnal Umum

Academic Finance

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES KELULUSAN MAHASISWA

2010-05-06T06:12:00.001-07:00

Proses Kelulusan Mahasiswa

Penjadwalan dan Sidang

Kelulusan Mahasiswa

Konfigurasi

Graduation
Alumni

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PEMBAYARAN MAHASISWA

2010-05-06T06:10:00.002-07:00

Proses Pembayaran Mahasiswa

Student Finance

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PENGISIAN NILAI

2010-05-06T06:10:00.001-07:00

Proses Pengisian Nilai

Faculty Profile
Grading
Transcript

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PENGELOLAAN UJIAN

2010-05-06T06:09:00.000-07:00

Proses Pengelolaan Ujian

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PENGISIAN KRS

2010-05-06T06:08:00.000-07:00

Proses Pengisian Kartu Rencana Studi

Academic Advisor
Class Registration

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PENERIMAAN MAHASISWA BARU

2010-05-06T06:06:00.000-07:00

Proses Penerimaan Mahasiswa Baru

Pendaftaran Online

Pendaftaran Offline

Admission_Pro
Student Profile
Student Status

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: SETUP KELAS

2010-05-06T06:05:00.000-07:00

Proses Setup Kelas

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: LIBRARY SYSTEM / PERPUSTAKAAN

2010-05-06T05:59:00.001-07:00

PENDAHULUAN

Modul ini dinamakan Modul Library. Modul Library adalah modul pengelolaan sebuah perpustakaan dari mulai pengadaan katalog, pengelolaan katalog dan peminjaman kataloh. Modul ini berguna bagi siapa saja yang ingin mengetahui informasi perpustakaan, melihat dan meminjam buku bagi yang mempunyai kartu anggota (barcode). Modul ini juga akan melakukan pengolahan barcode buku dan barcode patron (anggota perpustakaan).

Modul ini menpunyai fungsi utama sebagai berikut :

1. Proses Pengadaan Katalog. 2. Proses pengelolaan katalog. 3. Proses Peminjamana katalog perpustakaan. 4. Proses Keanggotaan perpustakaan.

Pengguna modul ini adalah :

1. Admin Pusat, yaitu Super Admin atau group tertentu yang diberikan hak akses administrasi penuh modul Library.
2. User, yaitu pemakai atau pengunjung portal. Secara umum adalah mahasiswa, dosen dan staff kampus.

Hal-hal yang harus di lakukan secara umum dalam menjalankan modul Library

Langkah-langkah umum dalam menjalankan modul library ini adalah :

1. Pastikan katalog-katalog ada sehingga dapat dipinjam oleh anggota perpustakaan.
2. Buatlah daftar anggota perpustakaan
3. Buatlah setting konfigurasi berapa lama peminjaman dan besarnya denda secara defaultnya baik untuk anggota yang statusnya Mahasiswa, Dosen dan Staff Karyawan.

Fitur-Fitur (Admin)

Pengadaan Katalog

Informasi ini adalah informasi pengadaan katalog sebelum masuk ke pengolahan katalog. Artinya semua pihak universitas atau librarians akan mencatat dan mengadakan proses pengadaan kataloh terlebih dahulu sebelum di masukan ke ruang perpustakaan.

Menu ini terdiri dari beberapa sub menu diantaranya :

Jadi menu pengadaan Katalog, didapat dari :
1. Masuk ke menu Activity -> Library Management -> Katalog -> Pengadaan.
2. Program akan menampilkan ketiga menu dalam pengelolaan pengadaan, dimana ketiga menu tersebut akan di jelaskan dengan detail pada bagian dibawah ini, 2.1.1 Info Approval Pengadaan sampai dengan 2.1.3 Tambah Pengadaan.

Info Approval Pengadaan

Menu ini adalah informasi apa saja yang akan telah disetujui oleh pihak keuangan tentang pengadaan-pengadaan katalog perpustkaan. Informasi, dan bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :

1. Pada menu bagian Pengadaan diatas, Jalankan menu Info Approval Pengadaan.
Program akan menampilkan form informasi approval pengadaan.
2. Bentuk tampilanya adalah seperti dibawah ini :

Informasi-informasi approval pengadaan ini adalah langkah awal bagi proses tambah katalog atau pengelolaan katalog, penjelasan pengelolaan katalog dapat di terankan pada menu 2.2 Katalog.

Daftar Pengadaan

Informasi ini untuk menampilkan data pengadaan yang sudah ada berdasarkan nomer invoice dan tanggal terima di lokasi pencarian informasi pengadaan.

Caranya :

Masuk Ke menu utama Activity -> Library Management -> Katalog -> Pengadaan -> Daftar Pengadaan. Program selanjutnya akan menampilkan form seperti gambar dibawah ini.

Menampikan data-data katalog yang ada di pengadaan berdasarkan nomer invoice yang sudah di approval.

Pencarian Pengadaan :
1. Masukan Nomer invoice yang ingin diketahui dan dicari.
2. Demikian juga tanggal penerimaannya.

Kedua kriteria tersebut bisa diinputan sekaligus atau satu-satu.
3. Jalankan menu Submit untuk menjalankannya.

Program akan menampilkan daftar pengadaan berdasarkan kriteria yang kita cari, seperti gambar dibawah ini :

Tambah Pengadaan

Menu Tambah Pengadaan di peroleh dari menu Activity -> Library Management -> Katalog -> Pengadaan -> Tambah Pengadaan.

Jika menu Tambah Pengadaan dijalankan maka akan menampilkan :

Tambah pengadaan katalog, adalah menu entry data dari informasi kwitansi pengadaan yang sudah di setujui oleh bagian keuangan sebelumnya.

Keterangan :
1. Isilah inputan-inputan yang ada pada form tambah pengadaan pada gambar diatas. Keteranggannya adalah sebagai berikut :

Title adalah nama pengadaan No Invoice adalah invormasi nomer invoice Penerbit, adalah invormasi penerbit dari katalog-katalog yang menjadi tempat produsen dalam pengadaan katalog. Kota terbit, kota tempat penerbitan katalog. Tanggal terima adalah tanggal penerimaan katalog. Tahun terbit, adalah tahun penerbitan Jumlah Eksemplar adalah jumlah banyaknya satu katalog yang ada dipengadaan. Tipe Katalog, adalah jenis atau tipe katalog dari inputan katalog yang ada di pengadaan.

2. Tekan dan jalankan tombl Submit untuk dapat menjalankan proses penambahan pengadaan katalog.
Program akan menampilkan seperti dibawah ini :

Image:List pengadaan2.jpg

Lihat Detail Pengadaan dan Edit Pengadaan

Untuk dapat melakukan dan melihat informasi detail pada list pengadan diatas, atau melakukan proses pengubahan, maka dapat melakukannya seperti langkah dibawah ini :

1. Pada list pengadaan, pilih dan tentukan informasi pengadaan yang akan di lihat.
2. Setelahnya program akan menampilkan informasi detail dari pengadaan yang dimaksudkan.
3. Lakukan proses pengubahan seperlunya jika ingin melakukannya.

4. Jalankan tombol Simpan jika ingin merubahnya atau menyimpannya.

Katalog

Katalog adalah menu untuk mengolah data buku, file, manuscript dan bentuk-bentuk katalog lain yang menjadi bahan orang yang akan meminjam di sebuah perpusatakaan.

Pada fasilitas ini terdapat tiga buah menu, diantaranya :

Penjelasan menu pengadaan katalog, sudah dijelaskan seperti diatas bagian 2.1 Pengadaan Katalog.

Penjelasan dari menu-menu katalog atau pengolahan katalog ini adalah sebagai berikut :

List Katalog

Pencarian katalog ini dilakukan jika dan terlebih dahulu memasukan kata kunci pada gambar diatas.

Kriteria pencarian ini akan dikombinasikan dengan fungsi AND, OR, dan NOT serta batas limit penampilan data.

Saat di jalankan, akan muncul tampilan sebagai berikut :

Detail Catalog

Informasi ini adalah fasilitas bagi semua katalog untuk diketahui secara detail informasi informasi yang ada padanya.

Perhatikan pada list katalog di bawah ini :

Untuk dapat masuk dan mengetahui secara detail suatu katalog dapat melakukannya dengan penjelasan di bawah ini :

Pada Gambar diatas adalah terdapat informasi-informasi detail sebuah katalog, dengan rincaian menu adalah sebagai berikut :
1. Pilih salah satu katalog yang ada pada halaman daftar katalog seperti gambar diatas (seperti panah merah diatas).
2. Program akan menampilan form detail informasi katalog, seperti gambar di bawah ini :

Pada Gambar diatas adalah terdapat informasi-informasi detail sebuah katalog, dengan rincaian menu adalah sebagai berikut :

Add Copy

Menu ini adalah digunakan jika ingin mencopykan data katalog yang sudah atau terpilih (lihat 2.2.1.1 detail katalog) dengan mencopykan data-data atau iformasi yang ada dan melekat pada sebuah katalog atau kode katalog.

Bentuk tampilannya adalah :

Caranya adalah sebagai berikut :
1. Pada menu Add copy di detail katalog, jika dijalankan maka akan menampilkn form seperti gambar diatas.
2. Program secara otomatis akan mencopykan informasi katalog yang sama dan memasukannya ke perpustakaan dengan status adalah IN.
3. Detail informasinya dapat di jelaskan di bawah ini :

4. Lihatkah Keterangan Sirkulasi, artinya katalog-katalog yang tertuang disitu merupakan hasil add copy sebuah katalog perpustakaan.
5. Lakukan untuk katalog yang lainnya. Caranya sama seperti penjelasan diatas.

Delete Catalog

Menu yang digunakan untuk menghapus kode katalog yang sedang di lihat atau sedang terpilih untuk proses selanjutnya.

Caranya adalah sebagai berikut :
1. Pada list detail katalog terdapat sebuah menu Delete Catalog. Jika menu ini dijalankan maka akan menghapus katalog yang ada.
2. Atau jika kita perhatikan Kolom sirkulasi pada add copy, seperti gamabr di bawah ini :

3. Maka pilih menu Hapus pada kolom operasi diatas, maka data copy katalog akan terhapus.
4. Lakukan untuk katalog yang lainnya.

Marc View

Menu informasi Marc yang digunakan sebagai keterangan-keterangan atau atribut-atribut sebuah katalog buku yang distandartkan pada istilah marc Indonesia.

Bentuk tampilannya adalah :

Kita bisa mengubahnya isian informasi dari kode-kode marc tersebut.

Caranya adalah sebagai berikut :
1. Pada menu informasi Deatail katalog terdapat menu Marc View, pilih menu tersebut untuk dapat membuat informasi-informasi dan
kode marc yang ada dan melekat pada sebuah katalog secara standart infromasi perpustakaan indonesia.
Program akan menampilkan data-data seperti gambar diatas.
2. Pilih dan tentukan informasi mana yang akan diubah kode marcnya.
3. Isikan perubahan tersebut. Dan jalan kan tombol Simpan
4. Lakukan untuk kode-kode marc yang lain.

Tambah Katalog

Menu ini didapat dengan menjalankan menu Tambah Katalog dengan rincian keterangan katalog sebagai berikut :

Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Katalog -> Tambah Katalog

Jika menu Tambah Katalog diatas, dijalankan maka akan menampilkan form penambahan katalog seperti dibawah ini :

Dengan memilih jenis katalog yang ada diatas maka, pemakai aplikasi dapat dengan mudah menambahkan katalog perpustakaan. Perlu diingat, proses penambahan katalog ini juga dapat dilakukan dengan proses manual dan secara otomatis dari data pengadaan.

Tambah Katalog Manual

1. Dari lingkaran biru, pada kolom penambahan diatas dapat dijelaskan proses penambahan proses manual,
saat terpilih maka secara otomatis pula jenis katalognya akan terpilih, demikian seterusnya pada katalog-katalog yang lain.
Contohnya pada jenis katalog books (buku),
2. Setelah diJalan kan, bentuk tampilannya adalah :

3. Masukan atribut-atribut yang peru dimasukan kedalam sistem, sehingga ada infromas-informasi yang penting untuk dibutuhkan.

Keterangannya adalah :

Nama Pemanggil adalah keterangan nomer identitas dari sebuah katalog Title adalah judul atau informasi penting sebuah katalog, ini bersifat mandatori (harus diisi) Pengarang, adalah pengarang dari katalog yang bisa dilakuka lebih dari 1 orang pengarang (inputan) Subject adalah informasi katalog buku yang berkaitan atau mempunyai hubungan yang sama dengan titel
atau tema dari katalog buku yang sedang dibuat. Tahun adalah informasi tahun katalog Abstarksi, adalah nama sebuah file abstraksi katalog Inputan ini berupa open file dari lokasi tertantu sehingga dapat dimasukan ke katalaog sehingga dapat dibaca atau dilihat. Soft Cover adalah informasi file gambar cover dari katalog yang akan diinputkan Infomasi referensi Prodi adalah infromasi prodi-prodi yang sangat relefan dengan katalog yang akan dibuat.

4. Setelah jelas dan diinputkan, jalankan tombol Simpan untuk melakukan proses penyimpanannya atau Clear untuk menghapus dan mengulang untuk diinputkan kembali.

Tambah Katalog (Via Pengadaan)

Dari lingkaran merah, pada kolom penambahan diatas akan melakukan proses penambahan katalog dari data pengadaan, saat terpilih maka secara otomatis pula jenis katalognya akan terpilih, demikian seterusnya pada katalog-katalog yang lain. Contohnya pada jenis katalog books (buku), bentuk tampilannya adalah :

Cetak Barcode

Menu ini adalah menu yang akan digunakan untuk mencetak tanda barcode atau kode buku yang akan digunakan utuk proses peminjaman di sebuah perpustakaan. Barcode ini seterusnya akan di letakan pada katalog-katalog perpustakaan. Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Katalog -> Cetak Barcode

Jike menu ini dijalankan maka bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :

Petunjuk untuk melakukan pencetakan Barcode katalog adalah sebagai berikut :

- Pada keterangan diatas, tepatnya lingkaran merah dan kotak biru merupakan proses filtering atau kriteria pencarian yang akan digunakan untuk mempercepat penampilan data katalog-katalog yang akan di liat atau dicari untuk selanjutnya akan di cetak kode katalognya (barcode).
- Tekan tombol Cari untuk menjalankannya, Program akan menampilkan hasil informasi pencarian katalog yang diinginkan.

- Kemudian, lihatlah pada gambar diatas, tepatnya kolom “Cetak” pada sebelah kanan panah biru.
Pilihlah atau “ceklis” pada tiap-tiap jenis katalog yang ada, untuk proses pencetakan barcodenya.

Bentuk tampilannya adalah sebagai berikut setelah di checklist dan di jalankan tombol “Cetak Barcode” nya. :

- Proses selanjutnya adalah menjalankan tombol dialogbox printer, seperti pada gambar diatas.
- Jika mau kembali ke halaman cetak barcode, dapat menjalankannya dengan memilih menu “Kembali”.
Program akan menampilkan form hasil pencarian atau list pencetakan barcode katalog.
- Lakukan untuk pencetakan barcode katalog yang lain dengan cara yang sama seperti diterangkan diatas.

Anggota Perpustakaan

Anggota perpustakaan adalah peserta yang berhak memperoleh hak untuk meminjam dan mengembalikan buku yang telah dipinjam. Yang menjadi anggota perpustakaan ini adalah informasi data (keanggotaan perpustakaan) mahasiswa, staff karyawan dan dosen. Penjelasan lebih detail akan di jelaskan sebagai berikut :

Daftar Anggota

Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Anggota -> Daftar Anggota
Menu ini Anggota ini ada dua menu dalam pengelolaannya. Penjelasan kedua menu tersebut akan dijelaskan di bawah ini :

Perlu dijelaskan, anggota yang dimaksudkan disni adalah data mahasiswa-mahasiwa, dosen dan staff secara otomatis akan digenerate sebagai anggota, demikian juga dengan mahasiswa-mahasiswa yang status mahasiswanya adalah bermasalah, dapat juga secara langsug di daftarkan. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

Update Tambah Anggota

Pada form informasi daftar anggota dibawah ini. Terdapat menu Update Data Anggota Perpustakaan .

Jika menu tersebut dijalankan, maka akan menampilkan form sebagai berikut :

- Proses Anggota ini penambahannya akan dilakukan dengan proses generate secara langsung para mahasiswa, staff dan dosen.
Ketentuan dan tampilannya adalah sebagai berikut :

- Tunggulah sampai selesai program melakukan generate anggota perpustkaan dari data mahasiswa, dosen dan staff karywan.

Secara umum ketentuannya adalah sebagai berikut ;
• Mendaftarkan secara otomatis semua STAFF yang belum terdaftar
• Mendaftarkan secara otomatis semua DOSEN TETAP yang belum terdaftar
• Mendaftarkan secara otomatis semua DOSEN TIDAK TETAP yang belum terdaftar yang mengajar di semester sekarang
• Mendaftarkan secara otomatis semua MAHASISWA berstatus AKTIF atau CUTI yang belum terdaftar
• Menghapus secara otomatis semua DOSEN TIDAK TETAP yang tidak mengajar semester ini
• Menghapus secara otomatis semua MAHASISWA yang berstatus ALUMNI, KELUAR atau DROP-OUT.

- Jika sudah selesai, maka tinggal cari dan temukan data anggota perpustkaan seperti penjelasan diatas. Tepatnya pada menu 2.3.1 Daftar Anggota .

Detail Anggota

Pada menu ini adalah aplikasi akan menampilkan form informasi detail dari anggota terpilih mengenai informasi transaksi peminjaman katalog yang dilakukannya dan kapan waktu pengembalian peminjaman katalog yang terpinjam tersebut.

Menu ini didapat dari informasi daftar anggota, dari hasil pencarian anggota. Caranya : 1. Pilih dan tentukan nama anggota yang akan dilihat informasinya. 2. Program akan menampilkan form informasi detail dari anggota yang dipilih tersebut. Bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :

Penjelasannya :
- Pada bagian atas adalah infromasi nama, kode dan status keanggotaan perpustakaan.
- Pada Bagian kedua, dijelaskan tentang peminjaman katalog yang telah dilakukan oleh seorang anggota perpustkaan.

Informasi peminjaman ini meliputi :

nama dan kode katalog terpinjam, judul katalog, status katalog dalam peminjaman, tanggal pinjam, tanggal pengembalian,
informasi jumlah denda, jumlah keterlambatan dan lokasi katalog.

Edit Anggota

Untuk melihat tampilan atau ingin melakukan perubahan pada profile anggota maka, dapat menjalankan menu fungsi “Edit” pada kolom fungsi di lis daftar anggota perpustakaan (Library).

Caranya :

1. Pilih salah satu anggota yang akan diubah datanya, pada daftar anggota diatas. Kemudian pada kolom fungsi pilih dan jalankan menu Edit. 2. Program akan menampilkan form pengubahan anggota terpilih tersebut, bentuk tampilannya adalah :

Pada form diatas, dapat juga kita menjalankan proses pencetakan kode anggota perpustakaan. Demikian juga dengan proses pengubahannya.

3. Tentukan dan tulislah data anggota yang akan diubah,
<>

Peminjaman

Peminjaman katalog buku adalah proses peminjaman katalog yang dilakukan anggota terhadap catalog-catalog yang ada di perpustakaan. Proses ini meliputi Check OUT, Check IN, Renew, dan Reserved, Lost media dan kapan waktu hari libur pada proses peminjaman katalog. Sangat praktis, karena proses peminjaman dapat dilakukan dengan proses transformasi atau pembacaan kode barcode menggunakan scan barcode (hardware) ke aplikasi.

Check OUT

Cek Out adalah proses keluarnya katalog yang dilakukan oleh para anggota perpustakaan (patron).n Proses ini jelas akan merubah status katalog perpustakaan, dari IN (1) menjadi OUT (2). Bentuk tampilannya sesuai gambar diatas.
Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Check Out

Untuk dapat melakukan proses Check Out ini, caranya adalah sebagai berikut :

Langkah Pertama dengan memasukan kode barcode anggota terlebih dahulu.

- Masukan kode anggota perpustakaan yang akan meminjam katalog. Lihat lingkaran biru pada gambar diatas.
- Kemudian jalankan tombol Submit
- Setelah di Submit program akan menampilkan form peminjaman, seperti penjelasan berikut ini :

Langkah ke dua, adalah dengan memasukan kode katalog yang akan dipinjam (proses Check Outnya dari status IN).

- Kemudian jalankan tombol Check Out
- Setelah di Submit program akan menampilkan form approval peminjaman, seperti penjelasan berikut ini :

Langkah ke tiga, Mengeprov atau menyetujui terhadap katalog-katalog yang telah di pinjam oleh seorang anggota perpustakaan. Sehingga benar-benar katalog tersebut telah berubah statusnya menjadi OUT dan terpinjam.

- Tekan dan jalankan tombol Approval untuk menyetujui proses peminjaman katalog tersebut.
- Atau menu Hapus pada kolom Operasi, untuk membatalkan peminjaman.

Langkah Keempat, adalah mencetak kwitansi sebagai tanda bukti peminjaman. Letak dan link tombol seperti dijelaskan pada tampilan di bawah ini :

Adapun Bentuk Tampilan Cetak kwitansi adalah sebagai berikut :

Check IN

CEK IN adalah proses masuknya katalog pada perpustakaan. Proses ini jelas akan merubah status katalog perpustakaan, dari OUT (2) menjadi IN (1). Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Check Out

Untuk dapat melakukan proses Check IN ini terdapat 2 proses. Kedua proses itu adalah sebagai berikut :

1. Cek IN dengan adanya denda pada peminjaman.
Caranya adalah sebagai berikut :

Langkah Pertama, dengan memasukan kode katalog yang akan dikembalikan oleh peminjam atau anggota perpustakaan (Check In).

- Masukan kode Buku yang telah dipinjam sebelumnya oleh peminjam.
- Tekan dan Jalankan Tombol Submit, atau Clear untuk menghapusnya.

Langkah Kedua, Setelah menjalankan tombol “Submit” Maka aplikasi akan memberikan informasi katalog yang sudah dikembalikan. Bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :

Pada gambar diatas, tepatnya pada blok tulisan berwarna biru dijelaskan bahwa proses CEK IN sudah terjadi denganmenginformasikan data buku yang dipinjam.

Demikian juga dengan informasi denda peminjaman yang masi dilakukan oleh peminjam katalog (anggota perpustakaan). Informasi ini berupa jumlah rupiah denda dan berapa lama waktu keterlambatan pengembalia buku

Langkah ketiga mencetak informasi denda atau pembayaran denda jika ada. Bentuk tampilannya setelah menjalankan tombol “Lunasi denda dan Cetak Informasi Denda”.

- Setelah tombol “Lunasi denda dan Cetak Informasi Denda”, mak program akan menampilkan form pencetakan bukti denda, serta jumlah pembayaran yang akan dilakukan oleh peminjam katalog tersebut.
- Prosesnya dengan menjalankan tombol OK atau Cancel pada kotak dialog pencetakan peminjaman.

2. CEK IN dengan tidak adanya denda peminjaman.
Caranya adalah sebagai berikut :

1. Proses awal adalah sama seperti proses CEK IN dengan adanya jumlah denda, seperti dijelaskan diatas.
Yaitu dengan memasukan kode buku yang dipinjam sebelumnya. Lihat pada gambar dibawah ini :

2. Tekan tombol SUBMIT, untuk menjalankan proses CEK IN dengan tidak ada denda. Atau Clear untuk menghapus masukan kode buku yang akan di kembalikan.
3. Program akan menampilkan hasil dari proses pengembalian katalog dari pengembalian yang sudah dilakukan.

4. Demikian seterusnya jika ingin melakukan proses CEK IN peminjaman katalog.

RENEW

RENEW adalah proses perpanjangan peminjaman katalog perpustakaan yang sudah terlebih dahulu di pinjamn oleh seorang anggota perpustakaan (patron). Jadi secara umum adalah sama persis dengan proses Check Out hanya saja pada proses ini akan mengubah data durasi tanggal pengembaliannya saja.

Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Renew

Untuk menjalankan proses ini, dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut :

Langkah Pertama, adalah dengan memasukan nama kode katalog (barcode katalog), Kemudian tekan tombol Submit.

Langkah kedua, setelah menjalankan tombol Submit yang kemudian aplikasi akan menampilkan daftar peminjaman yang ada dan telah di Renew peminjamannya.

Pada informasi gambar diatas, adalah :
1. Menampilkan daftar peminjaman yang dilakukan suatu anggota perpustakaan yang sebelumnya dilakukan proses RENEW atau memperpanjang peminjaman.
2. Status katalog adalah tetap OUT, hanya yang berubah adalah tanggal pengembalian katalog.

Reserved

Menu ini adalah menu seluruh data dan informasi status peminjaman katalog perpustakaan yang berstatus “RESERVED” value 3. Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Reserved

Cara melakukan proses Reserved adalah sebagai berikut :

Langkah Pertama, dengan memasukan kode buku yang sedang IN atau ada di ruang perpustakaan. Kemudian akan di pesan atau RESERVED untuk di pinjam.

Langkah kedua, adalah dengan menjalankan submit pada gambar diatas maka proses Reserved akan tersimpan demikian juga dengan data katalog yang telah di pesan tercatat dalam daftar reserved. Artinya jika ada anggota perpustakaan (peminjam) yang akan melakukan proses Check Out Maka katalog tersebut tidak bisa di pinjam, karena sedang proses Reserved (terpesan)

Lost Media

Menu ini digunakan untuk mengolah dan mendata katalog-katalog yang statusya adalah sedang dipinjam (OUT), akan tetapi dalam perjalanannya buku tersebut “hilang” atau “lost media”. Selanjutnya peminjam (anggota perpustakaan) akan melaporkan ke librarians atau petugas perpustkaan, sehingga akan di catat dan sesegera mungkin proses peminjaman dihentikan.

Dihentikan disini adalah untuk menghentrikan jumlah denda yang mungkin ada di peminjaman. Adapun status katalog yang terpinjam adalah masi tetap OUT sampai peminjam tersebut menggantikan katalog yang hilang, sehingga baru statusnya adalah IN. Menu Lost Media didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Lost Media

Untuk dapat menjalankan proses Lost Media ini, dapat melakukannya sebagai berikut :

Untuk dapat menjalankan proses Lost Media ini, dapat melakukannya sebagai berikut : 1. Perhatikan form informasi denda pada peminjaman katalog berikut ini :
2. Masuk ke menu Lost Media, kemudian masukan kode katalog yang sedang dipinjam dan hilang tersebut.

3. Jalankan tombol Submit, dan program akan menampilkan form informasi pengembalian atau informasi lost media tersebut.

4. Pada form informasi denda lost media ini, peminjaman katalog sudah dihentikan dikarenakan peminjam melaporkan katalog yang hilang dan merubah infonya menjadi OUT-HILANG. Artinya katalog masi dalam keadaan OUT dan tidak bisa dipinjam. Sampai peminjam mengganti katalog tersebut yang sesuai dengan aslinya.

5. Perhatikan form diatas, Pada kolom Sirkulasi Peminjaman / Katalog Harus kembali, diterangkan statusnya adalah OUT-Hilang dan program secara otomatis akan menghentikan jumlah denda karena ada informasi kehilangan.

Perhatikan Informasi Denda : Disini dijelaskan bahwa proses peminjama katalog yang hilang dikenakan denda selama peminjaman, seterusnya dihentikan proses penghitungan denda katalog. Perhitungan dan informasi ini jika memang terdapat denda dalam peminjamannya sebelum terjadi kehilangan.

6. Tekan tombol Lunasi Denda dan Cetak Informasi Denda, sehingga dapat mencetak jumlah denda yang akan dibayarkan oleh peminjam katalog.

7. Tekan OK untuk melakukan proses pencetakan denda terebut, atau Cancel untuk membatalkannya.

Setting hari Libur

Menu ini adalah fasilitas yang digunakan untuk membuat dan mensetting hari libur yang akan digunakan untuk penghitungan jumlah hari yang tidak masuk denda peminjaman katalog. Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Setting hati Libur

Bentuk dan tampilannya adalah sebagai berikut :

- Pilih dan tentukan tahun dan bulan yang akan di setting hari libur denda peminjaman.
- Uncheck atau checked saja keterangan pemilihan “Tanggal Libur” pada gambar diatas.
Checked menandakan hari dan tanggal tersebut adalah aktif atau terpilih sebagai hari libur denda peminjaman, sebaliknya, jika Unchecked maka tidak di pilih atau tidak masuk sebagai hari libur denda peminjaman.

Export dan Import Data

Tujuan dari pada menu ini adalah untuk dapat membeckup data atau memasukan data dari format excel atau CSV untuk dijadikan sebagai data informasi aplikasi perpustakaan ini.

Export to Excel

Menu ini adalah menu yang digunakan untuk dapat memindahkan data-data informasi katalog perpustakaan kedalam excel dalam hal ini di istilahkan “Export Excel”. Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Export to Excel

Jika di jalankan maka akan menampilkan form seperti di bawah ini :

Cara melakukan export to excel ini adalah sebagai berikut :

- Pada Panah Vertikal di atas, menunjukan pemilihan field atau keterangan apa-apa aja yang akan di masukan sebagai data informasi di file excel. Sifatnya Checked dan Uncheked.
- Pilihlah dan dantentukan keterangan yang akan diexport datanya ke excel.
- Pada panah Horisontal adalah jenis pemilihan Tipe Filenya, apakah dalam bentu CSV atau Excel.
- Tandah Lingkaran Merah adalah tombol untuk menjalankan proses export data.

Import CSV

Sesuai dengan namanya menu ini akan digunakan untuk mengimport data-data katalog dari format file CSV.
Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Export Import -> Import CSV

Jika dijalankan maka menu ini akan menampilkan bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :

Caranya adalah sebagai berikut :

- Pilih file CSV yang akan di import ke dalam sistem, atau mendownload terlebih dahulu filenya seperti pada tampilan dibawah ini.

Laporan

Menu ini menerangkan laporan katalog yang sering dipinjam dan katalog-katalog yang terbaru yang terekam diperpustakaan serta laporan-laporan denda peminjaman dan laporan lain yang berkaitan dengan aplikasi library tersebut.

Katalog Paling Sering Dipinjam

Menu ini adalah jenis laporan yang menampilkan katalog-katalog sering terpinjam oleh para anggota perpustakaan.
Bentuk Tampilannya :

- Fasilitas ini juga menyediakan informasi data katalog tersebur kedalam informasi excel atau cetak pake pdf. Lihat kotak dan tanda merah diatas.

Bentuk Tampilannya jika di jalankan adalah :

Katalog Terbaru

Menu ini adalah fasilitas informasi laporan katalog-katalog terbaru. Bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :

- Fasilitas ini juga menyediakan informasi data katalog tersebut kedalam informasi excel atau cetak pake pdf. Lihat kotak dan tanda merah diatas.

Bentuk Tampilannya jika di jalankan adalah :

Katalog Terpinjam

Menu ini adalah menu laporan katalog-katalog yang sedang terpinjam oleh para anggota perpustakaan.
Bentuk tampilannya adalah :

- Fasilitas ini juga menyediakan informasi data katalog tersebut kedalam informasi excel atau cetak pake pdf. Lihat kotak dan tanda merah diatas.

Bentuk Tampilannya jika di jalankan adalah :

Katalog Dikembalikan

Menu ini adalah fasilitas informasi laporan katalog-katalog yang telah dikembalikan.
Bentuk informasinya adalah :

Caranya :
1. Pada gambar diatas pilih jenis koleksi yang akan di tampilkan.
2. Pilih dan tentukan juga tanggal kembali dari dan sampainya.
3. Tekan tombol Tampilkan untuk menjalankannya.
4. Atau Tekan Clear untuk membatalkannya.

Katalog Harus Kembali

Menu ini adalah fasilitas informasi laporan katalog-katalog yang harus kembali atau masi berada di para peminjam katalog. Bentuk tampilannya adalah :

Katalog Denda

Menu ini adalah fasilitas laporan katalog-katalog yang dipinjam dan sudah memasuki masa perhitungan denda bagi para peminjam. Bentuk tampilannya adalah :

Caranya :
- Informasi denda dapat di lihat pada tanda lingkaran merah arah vertikal.
- Fasilitas ini juga menyediakan informasi data katalog tersebut kedalam informasi excel atau cetak pake pdf. Lihat kotak dan tanda merah diatas.

Bentuk Tampilannya jika di jalankan adalah :

Koleksi

Menu ini adalah menu informasi laporan koleksi yang ada pada sebuah perpustakaan. Bentuk tampilannya adalah :

Caranya :
- Prosesnya dengan menjalankan dan memilih nomer range kode katalog yang ada, kemudian jalankan tombol Tampilkan.
- Pada informasi diatas juga dijelaskan jumlah banyaknya katalog yang ada pada setiap masing-masing nama katalog yang berbeda-beda (dalam hal ini callnumbernya).

Katalog Mendekati Overdue

Menu ini adalah menu informasi bagi katalog-katalog yang sudah mendekati overdue atau mendekati batas akhir peminjaman. (Overdue)

Setting / Konfigurasi

Menu ini adalah menu yang digunakan untuk membuat dan mengatur jumlah record dalam halaman, jumlah hari batas peminjaman yang akan dikenia denda peminjaman bagi pada anggota perpustkaan atau para libraryan. Rinciannya sebagai berikut :

Setting Modul

Setting modul merupakan setting pengaturan secara umum pada modul library meliputi :

Caranya :

- Isilah bebarapa setting modul tersebut, seperti :
- Badan pemilik adalah kode March kampus atau lembaga dalam administrasi POAC Indonesia
- Email Admin, adalah alamat email kampus atau alamat email administrator
- Jumlah halam per page, yang akan ditampilkan pada setiap tampilan data list katalog atau list-list data pada modul atau aplikasi library.
- Tekan Submit untuk Menyimpannya

Group

Setting Group ini adalah fasilitas pengaturan dalam modul aplikasi library yang berkenaan dengan pengaturan jumlah besaran denda, dan batas waktu pengolahan peminjaman katalog.

Bentuk Tampilannya adalah :

- Pada Panah Vertikal diatas menunjukan isian atau inputan bagi para anggota perpustakaan dalam batas waktu peminjaman, batas reserved (dalam hitungan hari) dan jumlah banyaknya keterlambatan denda (dalam hitungan rupiah).
- Untuk menjalankan proses pengaturan ini adalah dengan menjelankan tombol Simpan, seperti pada keterangan lingkaran berwarnah merah.

Fitur-Fitur (User)

Fitur ini adalah fitur atau fasilitas yang akan di pake oleh seorang users, dalam hal ini adalah para anggota perpustakaan atau para users lain selain adaministrator.

Bentuk tampilannya adalah :

Detail Katalog

Fasilitas ini adalah informasi detail sebuag katalog terpilih pada list katalog diatas. Informasi ini meliputi informasi marc katalog dan banyaknya katalog serta status katalog pada sebuah perpustakaan. Status ini berupa IN, OUT atau Reserved.

Bentuk tampilannya adalah :

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: KEPEGAWAIAN

2010-05-06T05:58:00.000-07:00

PENDAHULUAN

Modul yang berhubungan dengan Academic ini kita namakan ‘Kepegawian’. Modul Kepegawaian adalah modul Academic Portal yang berfungsi sebagai alat bantu pihak manajemen akademik (Perguruan Tinggi) dalam pengelolaan data pegawai dan history pegawai, daftar hadir pegawai, penilaian kinerja pegawai, pengusulan kenaikan gaji berkala, kenaikan jabatan dan kenaikan golongan, dan laporan statistik kepegawaian secara berkala berdasarkan hasil kolaborasi data kepegawaian yang ada pada Academic Portal.

Secara umum Modul kepegawaian ini dioperasikan oleh Admin dan User biasa, yang dapat menjalankan dan mempunyai hak akses modul kepegawaian.

PENSETTINGAN PARAMETER

Proses ini merupakan langkah awal dalam pembuatan informasi seoranag pegawai. Pensettingan ini dapat berupa informasi jenis pegawai, uni kerja pegawai, jabatan struktur.

Secara keseluruhan proses tampilan diatas adalah sama yaitu : Jika kita ambil contoh untuk menambah data Jenis Pegawai dapat melakukannya dengan menklik tombol Tambah, untuk edit dengan menekan tombol edit demikian juga dengan penghapusan.

Jenis Pegawai

Unit Kerja

Jabatan Struktural

Pegawai

Pada menu Pegawai jika di jalankan akan menampilkan menu-menu yang berkaitan dengan pengolahan data informasi biodata pegawai, keluarga pegawai, riwayat pendidikan pegawai dan pengelolaan setting yang berkaitan dengannya.

Biodata Pegawai

Keluarga Pegawai

Riwayat Pendidikan Pegawai

Profile Pegawai

Penggajian

Menu ini adalah menu yang menerangkan informasi bagaimana penggajian pegawai di buat, data-data apa aja yang di butuhkan, bagaimana penggunaannya dan komponen-komponen apa aja yang mempengaruhi penggajian sorang karyawan.

Tunjangan

Komponen Penggajian

Gaji Bulanan

Kenaikan Pegawai

Proses ini menerangkan proses pengolahan data kenaikan pegawai yang telah ditentukan sebelumnya. Didalamnya terdapat tiga pilihan menu yaitu kenaikan golongan pegawai, daftar usulan kenaikan Jabatan Akademik pegawai dan Kenaikan Jabatan Struktural Pegawai. Masing-masing proses pengolahan data ini mempunyai status kenaikan, keadaaan ini pun akan diolah untuk memperolah daftar pegawai yang akan diusulkan kenaikan atau memperoleh kanaikan berdasarkan golongan, jabatan akademik atau jabatan struktural.

Kenaikan Golongan Pegawai

Kenaikan Akademik

Kenaikan Struktural

Data Pinjaman-Keuangan

Halaman ini beserta proses turunannya hanya bisa diakses oleh user dengan hak akses keuangan. Menu ini menjelaskan pengolahan data informasi jumlah peminjaman yang dilakukan pegawai, dan pembayarannya. Peminjaman ini jelas akan berpengaruh pada slip gaji yang diterima oleh pegawai.

Jumlah Peminjaman

Pembayaran

Info Peminjaman

Klaim Kesehatan

Halaman ini beserta proses turunannya hanya bisa diakses oleh user dengan hak akses keuangan. Menu ini menjelaskan pengolahan data informasi jumlah tunjangan kesehatan pada golongan pegawai dan memberikan informasi klaim kesehatan apabila pegawai (golongan) tersebut menggunakan atau melakukan cek up kesehatan pada rumah sakit atau poliklinik-poliklinik. Klain kesehatan ini berupa proses pelampiran kwitansi pembayaran saat berobat.

Jumlah Tunjangan Kesehatan

Klaim Kesehatan

Daftar Hadir

Daftar hadir merupakan proses data dari kehadiran seluruh pegawai dimana data untuk kelancaran dalam perhitungan gaji pegawai.

Entry Kehadiran

Rekap Kehadiran Pegawai

Konfigurasi

Konfigurasi adalah setting yang berkaitan dengan penggunaan informasi pada modul kepegawaian, misalnya jumlah paging per item halaman, nama perguruan tinggi, nama kepala bagian dan infromasi lainnya, akan di jelaskan di bawah ini. Semua konfigurasi ini dapat diubah kapan saja.

Masukan item pencarian untuk pengaturan halaman, Group Dosen dan kepala bagian keuangan serta setting-setting konfigurasi lainnya.

Konfigurasi ini yang paling penting adalah Direktori foto pegawai dan dikrektori file kesehatan. Sebagai contoh adalah : module/kepegawaian/fotopeg….. nama fotopeg adalah optional artinya bisa diganti atau di tambahkan, asalkan setelah penamaan ini diberikan tanda “/”. Seperti contoh tersebut.

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: STAF PENERIMAAN MAHASISWA BARU

2010-05-06T05:57:00.002-07:00

Mengenal Sistem PMB (Penerimaan Mahasiswa Baru)

Proses yang terkait dengan PMB pada sistem akademik portal ditangani oleh modul Admission_Pro, mulai dari pembuatan jadwal, persyaratan registrasi, sampai dengan proses daftar-ulang mahasiswa ke dalam database institusi.

Objek dari sistem PMB adalah calon mahasiswa, baik berasal dari luar (mahasiswa baru), maupun dari dalam institusi sendiri (pindah prodi).

Sistem PMB menangani ini proses pendaftaran secara Online maupun Offline. Perbedaan sistem Online dan Offline hanya terkait dengan fasilitas pendaftaran yang digunakan oleh calon pendaftar di awal masa PMB, yaitu apakah mereke mengisi pendaftaran melalaui formulir online ataukan formulir fisik. Suatu jadwal PMB dapat memiliki fasilitas online atau tidak tergantung dari setting yang dikelola oleh Staf PMB.

Seperti apa detail-nya? hal itu akan kita lihat pada bab-bab lebih lanjut.

Siapakah yang menjadi Staff PMB?

Staff PMB adalah user portal yang terdaftar ke dalam group yang ditunjuk menjadi Admin modul Admission_Pro, misalnya group Staff PMB.

Agar Staff PMB dapat menajlankan fungsi admin, pada bagian permission portal perlu di-set kondisi sbb:

Staff PMB    Admission_Pro::    .*    Admin

Alur Proses PMB

Urutan proses yang terjadi pada sistem PMB adalah sebagai berikut:

Staf membuka pendaftaran dengan cara membuat data jadwal PMB lengkap dengan jadwal dan ruang ujian beserta biaya-biaya dan persyaratan yang dibutuhkan. Staf juga perlu melakukan setting passing grade tiap-tiap program kuliah pada tiap semester.
Calon mahasiswa mengisi formulir pendaftaran, bisa via online atau mengisi formulir fisik tergantung seting jadwal PMB. Staf mengentri data secara manual jika calon tidak mengisi secara online.
Staf melakukan monitoring data calon mahasiswa, mengupadate status atau melakukan perubahan data jika diperlukan.
Setelah masa ujian berakhir, Staf melakukan proses Entri Nilai
Untuk menentukan kelulusan calon mahasiswa berdasarkan passing grade, Staf dapat melakukan Grading secara masal.
Calon mahasiswa bisa melihat hasil pengumuman pada tanggal yang telah ditentukan.
Staf melakukan registrasi calon mahasiswa menjadi mahasiswa baru pada tanggal registrasi sesuai jadwal PMB.

Yang disebutkan diatas adalah proses global yang umum dilakukan. Masing-masing memiliki detail proses yang berbeda, dan akan dibahas lebih lanjut.

Manajemen Jadwal PMB

Buka Memu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Jadwal & Persyaratan PMB

Fasilitas ini berfungsi untuk membuat dan/atau memodifikasi jadwal dan persyaratan PMB. Berikut ini akan dijelaskan satu-per satu bagian yang ada pada tampilan.

1. Filter Semester Tahun Akademik

Angka Semeseter-Tahun yang muncul pada filter ini diperoleh dari data jadwal PMB yang ada di database. Semester-Tahun yang dimaksud adalah semester dan tahun yang menjadi semester-tahun masuk calon mahasiswa jika diterima menjadi mahasiswa baru. Sebagai contoh, Sem GANJIL 2009/2010 artinya adalah jadwal PMB tersebut dibuat untuk calon mahasiswa yang akan mendaftar menjadi mahasiswa baru tahun akademik GANJIL 2009, walaupun jadwal sudah dibuka pada tahun 2008.

2. Filter Jenjang Studi

Satu jadwal PMB terikat dengan satu jenjang studi. Jenjang studi yang berbeda mengharuskan ada jadwal PMB yang berbeda. Dalam satu jenjang mungkin terdapat beberapa jadwal PMB dalam waktu yang bersamaan.

Jika dipilih jenjang S1, maka akan ditampilkan jadwal PMB khusus untuk S1 saja, tentunya pada sem. dan tahun yang dipilih.

3. Filter Program Studi Terkait

Pada umumnya, satu jadwal PMB berlaku untuk semua prodi yang terdapat pada sebuah jenjang. Namun ada kalanya institusi hanya membuka pendaftaran hanya khusus prodi tertentu saja. Hal ini bisa difasilitasi dengan menentukan program studi apa yang akan dimasukkan ke dalam jadwal.

Misal jika dipilih Prodi Teknik Informatika, maka jadwal yang tampil adalah jadwal PMB yang menyertakan prodi Teknik Informatika di dalamnya.

Jika dipilih All, filter prodi diabaikan dan semua jadwal ditampilkan pada sem. dan jenjang yang dipilih.

4. Tombol Tampilkan

Untuk menampilkan list jadwal PMB sesuai filter yang dipilih.

5. Kolom Gelombang

Nama gelombang pendaftaran.

6. Kolom Sesi

Nama sesi pendaftaran.

7. Kolom Jenjang Studi

Jenjang studi pendaftaran. Pada semester, tahun, dan jenjang yang sama, tidak boleh ada jadwal dengan nama gelomabng dan sesi yang sama.

8. Kolom Program Studi Terkait

List Program studi yang dimasukkan ke dalam jadwal dan bisa dilih calon mahasiswa.

9. Kolom Tanggal Pendaftaran

Tanggal mulai pendaftaran

10. Kolom Tanggal Daftar Ulang

Tanggal calon mahasiswa melakukan daftar ulang sebagai mahasiswa baru setelah dinyatakan lulus dan diterima.

11. Kolom Flag Tampil/Tidak Tampil

Icon hijau berarti jadwal tersebut visible untuk publik. Jika icon diklik, status berubah menjadi invisible.

12. Kolom Flag Form Pendaftaran Online

Icon hijau berarti form pendaftaran untuk jadwal tersebut bisa diisi secara online oleh calon mahasiswa. Jika icon diklik, status form berubah menjadi disable, artinya calon mahasiswa tidak bisa mendaftar via online, harus mengisi form fisik secara manual.

13. Icon View Detail

Link untuk menampilkan detail jadwal ybs.

14. Icon Edit

Link untuk memodifikasi data jadwal PMB.

15. Icon Delete

Link untuk menghapus data jadwal ybs. Jika jadwal PMB tsb sudah ada yg me-refer, data tidak bisa dihapus.

Tambah Jadwal PMB

Halaman ini bisa dibuka dari menu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Tambah Jadwal PMB.
Bisa juga dari tombol [Tambah] pada halaman daftar jadwal PMB.

Fasilitas ini berfungsi untuk membuat jadwal dan persyaratan PMB. Berikut ini akan dijelaskan satu-per satu bagian yang ada pada tampilan.

1. Input Semester Tahun Akademik

Semester dan tahun yang menjadi semester-tahun masuk calon mahasiswa jika diterima menjadi mahasiswa baru.

2. Input Jenjang Studi

Jenjang Studi PMB.

3. Input Program Studi Terkait

Untuk menentukan program studi apa saja yang dimasukkan dalam jadwal.

4. Input Gelombang dan Sesi

Nama gelombang dan sesi pada jadwal ybs.

5. Input Tanggal Pendaftaran

Tanggal awal dan akhir calon mahasiswa bisa melakukan pengisian formulir pendaftaran.

6. Input Tanggal Pengumuman

Tanggal pengumuman calon mahasiswa yang dinyatakan lulus test.

7. Input Tanggal Jadwal Ulang

Tanggal registrasi calon mahasiswa untuk dinobatkan menjadi mahasiswa baru. Durasi tanggal ini tidak hanya menyatakan kapan mahasiswa melakukan daftar ulang, namun juga sebagai konstrain periode bagi Staf untuk dapat me-register mahasiswa baru.

8. Input Flag Biaya Formulir Online

Contreng jika calon mahasiswa dikenakan biaya formulir meskipun mendaftar via online.

9. Input Flag Tampilkan Jadwal

Contreng jika jadwal yg sedang dibuat ini sudah fix dan bisa diperlihatkan ke publik.

10. Input Flag Form Online

Contreng jika calon mahasiswa bisa mendaftar secara online pada jadwal ini.

11. Input Deskripsi

Tuliskan keterangan tentang jadwal ini jik ada.

12. Tombil Simpan

Klik untuk menyimpan data jadwal yg telah ditulis pada form ini.

Prodi terkait, Jadwal Ujian, Persyaratan dan Biaya

Staf dapat mengisi data prodi terkait, jadwal dan persyaratan mahasiswa baru melalui icon yang telah disediakan.

Passing Grade

Staf dapat mengisi data passign grade masing-masing program melalui menu berikut: PMB - Pendaftaran Mahasiswa Baru - Passing Grade

Manajemen Data Calon Mahasiswa

Buka halaman dari menu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Calon Mahasiswa Baru -> Daftar Calon Mhs Baru.

Fasilitas ini berfungsi untuk membuat dan/atau memodifikasi jadwal dan persyaratan PMB. Berikut ini akan dijelaskan satu-per satu bagian yang ada pada tampilan.

1. Filter Jadwal PMB

Digunakan untuk menampilkan data calon mahasiswa yang mengikuti jadwal PMB tertentu.

2. Filter Jenis Test

Digunakan untuk menampilkan mahasiswa pada jadwal tertentu yang mengikuti metode test tertentu, contohnya pada gambar tersebut artinya: Tampilkan semua calon mahasiswa yang harus mengikuti TEST TULIS pada jadwal PMB Sem GANJIL 2009/2010 gel II sesi 3.

3. Link toggle: Cari Data - Filter

Digunakan untuk memilih form filter, apakah pencarian masal atau pencarian calon mahasiswa tertentu. Jika diklik akan menampilkan form pencarian berdasarkan REF ID atau Nama sbb:

a. Input Nama, akan mencari semua data yang mengandung nama tersebut pada semua jadwal PMB

b. Input Ref ID, akan mencari data calon mahasiswa dengan REF ID tersebut.

c. Link toggle ke Form Filter

4. Tombol Tampilkan

Digunakan untuk menampilkan data.

5. Tombol Mode Edit

Digunakan untuk memunculkan input edit status, seperti pada tampilan berikut:

6. Icon Lihat Detail

Digunakan untuk menampilkan data detail calon mahasiswa.

7. Icon Edit

Digunakan untuk menampilkan form edit data calon mahasiswa.

8. Icon Delete

Digunakan untuk menghapus data calon mahasiswa. Data yang bisa dihapus hanyalah data manual yang belum sampai diregistrasi, atau data calon via online yang tidak pernah dikonfirm sampai tanggal pendaftaran sudah lewat.

Tambah Data calon Mahasiswa (Manual)

Klik menu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Calon Mahasiswa Baru -> Tambah Data Calon Mahasiswa.

Fasilitas ini berfungsi untuk membuat data Calon Mahasiswa. Berikut ini akan dijelaskan satu-per satu bagian yang ada pada tampilan.

1. Input Jadwal PMB

Digunakan untuk menentukan jadwal PMB mana yang akan diikuti oleh calon mahasiswa.

2. Input Jenis Pendaftaran

Digunakan untuk menentukan jenis calon mahasiswa, apakah dia sebagai pendaftar UMUM, ALIH KREDIT, atau PINDAHAN.

UMUM adalah calon mahasiwa yang akan memiliki status masuk BARU (B) jika sudah diterima.

ALIH KREDIT adalah calon mahasiswa yang sudah lulus di jenjang yang lebih rendah, ex:D3 kemudian mendaftar untuk melanjutkan studi ke jenajng S1. Status mahasiswa nantinya adalah PINDAHAN (P).

PINDAHAN adalah calon mahasiswa yang pindah program studi dalam satu institusi, atau pindah institusi dalam jenjang yang sama, misal S1 ke S1. Status mahasiswa nantinya adalah PINDAHAN (P).

3. Input Jenis Test

Digunakan untuk menentukan jenis test yang harus diikuti oleh calon mahasiswa ybs.

4. Input Nomor Seri Formulir

NOmor seri formulir yang dimiliki oleh calon mahasiswa ybs.

5. Input Program Pilihan Pertama

Digunakan untuk menentukan program kuliah pilihan pertama calon mahasiswa ybs.

6. Input Program Pilihan Kedua

Digunakan untuk menentukan program kuliah pilihan kedua calon mahasiswa ybs. Pilihan kedua boleh kosong.

7. Nomor Arsip

Digunakan untuk mendata nomor sampul arsip, hal ini akan membantu pencarian data fisik pada loker atau almari penyimpanan data jika sewaktu-waktu diperlukan.

Pada form tambah data ini masih terdapat beberapa input lain, yaitu yang terkait dengan biodata calon mahasiswa. Input form sudah jelas seperti yang tertulis pada label masing-masing.

Setelah form disubmit dan berhasil, sistem akan mengarahkan kita ke halaman edit data calon mahasiswa.

Edit Data Calon Mahasiswa

Halaman ini bisa dibuka dari Icon Edit pada halaman Daftar Calon Mahasiswa. Halaman ini juga akan langsung terbuka segera setelah kita berhasil melakukan penambahan data calon mahasiswa.

Fasilitas ini berfungsi untuk melakukan modifikasi data Calon Mahasiswa. Berikut ini akan dijelaskan satu-per satu bagian yang ada pada tampilan.

1. REF ID

Nomor unik yang dimiliki oleh calon pendaftar. Nomor ini di-generate secara automatis oleh sistem pada saat create calon mahasiswa berdasarkan rumus yang telah didefinisikan pada bagian setting. Nomor ini tidak bisa diubah.

2. Nomor Ujian

3. Link Cetak Kartu Ujian

Link untuk menampilkan kartu ujian yang siap cetak.

4. Flag Kartu Ujian Sudah/Belum dicetak

Contreng jika kartu sudah pernah dicetak.

5. Flag Kartu Ujian Sudah/Belum diterima

Contreng jika kartu sudah diterima oleh calon mahasiswa.

6. Flag Kehadiran pada Ujian

Contreng jika calon mahasiswa hadir ketika ujian.

7. Input Catatan

Isi dengan teks jika ingin menulisakan catatan khusus untuk calon ybs.

8. Tombol Tambah Catatan

Klik untuk menambahkan teks pada catatan.

9. Waktu Pembuatan Data

Menunjukkan waktu pembuatan data calon mahasiswa dilakukan oleh petugas.

10. Waktu Modifikasi Terakhir

Menunjukkan waktu modifikasi terakhir yang dilakukan oleh petugas.

Entri Nilai

Klik menu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Calon Mahasiswa Baru -> Entri Nilai.

Fasilitas ini berfungsi untuk memasukkan data nilai ujian Calon Mahasiswa.

Eksekusi Passing Grade

Klik menu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Calon Mahasiswa Baru -> Ekseksi Passing Grade.

Fasilitas ini berfungsi untuk menentukan status kelulusan calon mahasiswa berdasarkan passing grade nilai ujian masuk. Pilih jadwal PMB, kemudian klik link [Eksekusi] untuk melakukan pemrosesan data.

Registrasi Mahasiswa

Klik menu: PMB - Pendaftaran Mahasiswa Baru

Pilih jadwal, kemudian klik icon pada kolom operasi.

Form ini hanya akan tampil jika sekarang sudah masuk tanggal registrasi pada jadwa terpilih. Lengkapi data, kemudian klik TOmbol Form Registrasi Mahasiswa Baru untuk meregister mahasiswa menjadi mahasiswa baru

Jika proses update berhasil, maka calon mahasiswa telah terdaftar sebagai mahasiswa baru. Proses PMB selesai sampai di sini.

Sistem Informasi Akademik

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: MASTER PUSAT

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK:

Master Pusat

Description

Groups Privilege

Features

Fakultas/Program Studi

Program Kuliah

Kalender Akademik

Academic Portal

Tentang SISTEM INFORMASI AKADEMIK : Academic Portal

Modul-modul Academic Portal

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PERPUSTAKAAN

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK:

Proses Perpustakaan

Peminjaman dan Reservasi Anggota

Pendaftaran Anggota

Perpanjangan Durasi Peminjaman

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PELAPORAN EPSBED

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK:

Proses Pelaporan EPSBED

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES KEUANGAN KAMPUS

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK:

Proses Keuangan Kampus

Contents

Penutupan Buku

Pengeluaran Dengan Anggaran

Pengeluaran

Jurnal Umum

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES KELULUSAN MAHASISWA

Proses Kelulusan Mahasiswa

Penjadwalan dan Sidang

Kelulusan Mahasiswa

Konfigurasi

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PEMBAYARAN MAHASISWA

Proses Pembayaran Mahasiswa

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PENGISIAN NILAI

Proses Pengisian Nilai

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PENGELOLAAN UJIAN

Proses Pengelolaan Ujian

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PENGISIAN KRS

Proses Pengisian Kartu Rencana Studi

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: PROSES PENERIMAAN MAHASISWA BARU

Proses Penerimaan Mahasiswa Baru

Pendaftaran Online

Pendaftaran Offline

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: SETUP KELAS

Proses Setup Kelas

USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: LIBRARY SYSTEM / PERPUSTAKAAN

Hal-hal yang harus di lakukan secara umum dalam menjalankan modul Library

Fitur-Fitur (Admin)

Pengadaan Katalog

Info Approval Pengadaan

Daftar Pengadaan

Tambah Pengadaan

Katalog

List Katalog

Detail Catalog

Add Copy

Delete Catalog

Marc View

Tambah Katalog

Cetak Barcode

Anggota Perpustakaan

Daftar Anggota

Update Tambah Anggota

Detail Anggota

Edit Anggota

Peminjaman

Check OUT

Check IN

RENEW

Reserved

Lost Media

Setting hari Libur

Export dan Import Data

Export to Excel

Import CSV

Laporan