PENDAHULUANModul ini dinamakan Modul Library. Modul Library adalah modul pengelolaan sebuah perpustakaan dari mulai pengadaan katalog, pengelolaan katalog dan peminjaman kataloh. Modul ini berguna bagi siapa saja yang ingin mengetahui informasi perpustakaan, melihat dan meminjam buku bagi yang mempunyai kartu anggota (barcode). Modul ini juga akan melakukan pengolahan barcode buku dan barcode patron (anggota perpustakaan).
Modul ini menpunyai fungsi utama sebagai berikut :
1. Proses Pengadaan Katalog. 2. Proses pengelolaan katalog. 3. Proses Peminjamana katalog perpustakaan. 4. Proses Keanggotaan perpustakaan.
Pengguna modul ini adalah :
1. Admin Pusat, yaitu Super Admin atau group tertentu yang diberikan hak akses administrasi penuh modul Library.
2. User, yaitu pemakai atau pengunjung portal. Secara umum adalah mahasiswa, dosen dan staff kampus.
Hal-hal yang harus di lakukan secara umum dalam menjalankan modul Library
Langkah-langkah umum dalam menjalankan modul library ini adalah :
1. Pastikan katalog-katalog ada sehingga dapat dipinjam oleh anggota perpustakaan.
2. Buatlah daftar anggota perpustakaan
3. Buatlah setting konfigurasi berapa lama peminjaman dan besarnya denda secara defaultnya baik untuk anggota yang statusnya Mahasiswa, Dosen dan Staff Karyawan.
Fitur-Fitur (Admin)
Pengadaan Katalog
Informasi ini adalah informasi pengadaan katalog sebelum masuk ke pengolahan katalog. Artinya semua pihak universitas atau librarians akan mencatat dan mengadakan proses pengadaan kataloh terlebih dahulu sebelum di masukan ke ruang perpustakaan.
Menu ini terdiri dari beberapa sub menu diantaranya :
Jadi menu pengadaan Katalog, didapat dari :
1. Masuk ke menu Activity -> Library Management -> Katalog -> Pengadaan.
2. Program akan menampilkan ketiga menu dalam pengelolaan pengadaan, dimana ketiga menu tersebut akan di jelaskan dengan detail pada bagian dibawah ini, 2.1.1 Info Approval Pengadaan sampai dengan 2.1.3 Tambah Pengadaan.
Info Approval Pengadaan
Menu ini adalah informasi apa saja yang akan telah disetujui oleh pihak keuangan tentang pengadaan-pengadaan katalog perpustkaan. Informasi, dan bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :
1. Pada menu bagian Pengadaan diatas, Jalankan menu Info Approval Pengadaan.
Program akan menampilkan form informasi approval pengadaan.
2. Bentuk tampilanya adalah seperti dibawah ini :
Informasi-informasi approval pengadaan ini adalah langkah awal bagi proses tambah katalog atau pengelolaan katalog, penjelasan pengelolaan katalog dapat di terankan pada menu 2.2 Katalog.
Daftar Pengadaan
Informasi ini untuk menampilkan data pengadaan yang sudah ada berdasarkan nomer invoice dan tanggal terima di lokasi pencarian informasi pengadaan.
Caranya :
Masuk Ke menu utama Activity -> Library Management -> Katalog -> Pengadaan -> Daftar Pengadaan. Program selanjutnya akan menampilkan form seperti gambar dibawah ini.
Menampikan data-data katalog yang ada di pengadaan berdasarkan nomer invoice yang sudah di approval.
Pencarian Pengadaan :
1. Masukan Nomer invoice yang ingin diketahui dan dicari.
2. Demikian juga tanggal penerimaannya.
Kedua kriteria tersebut bisa diinputan sekaligus atau satu-satu.
3. Jalankan menu Submit untuk menjalankannya.
Program akan menampilkan daftar pengadaan berdasarkan kriteria yang kita cari, seperti gambar dibawah ini :
Tambah Pengadaan
Menu Tambah Pengadaan di peroleh dari menu Activity -> Library Management -> Katalog -> Pengadaan -> Tambah Pengadaan.
Jika menu Tambah Pengadaan dijalankan maka akan menampilkan :
Tambah pengadaan katalog, adalah menu entry data dari informasi kwitansi pengadaan yang sudah di setujui oleh bagian keuangan sebelumnya.
Keterangan :
1. Isilah inputan-inputan yang ada pada form tambah pengadaan pada gambar diatas. Keteranggannya adalah sebagai berikut :
Title adalah nama pengadaan No Invoice adalah invormasi nomer invoice Penerbit, adalah invormasi penerbit dari katalog-katalog yang menjadi tempat produsen dalam pengadaan katalog. Kota terbit, kota tempat penerbitan katalog. Tanggal terima adalah tanggal penerimaan katalog. Tahun terbit, adalah tahun penerbitan Jumlah Eksemplar adalah jumlah banyaknya satu katalog yang ada dipengadaan. Tipe Katalog, adalah jenis atau tipe katalog dari inputan katalog yang ada di pengadaan.
2. Tekan dan jalankan tombl Submit untuk dapat menjalankan proses penambahan pengadaan katalog.
Program akan menampilkan seperti dibawah ini :
Image:List pengadaan2.jpg
Lihat Detail Pengadaan dan Edit Pengadaan
Untuk dapat melakukan dan melihat informasi detail pada list pengadan diatas, atau melakukan proses pengubahan, maka dapat melakukannya seperti langkah dibawah ini :
1. Pada list pengadaan, pilih dan tentukan informasi pengadaan yang akan di lihat.
2. Setelahnya program akan menampilkan informasi detail dari pengadaan yang dimaksudkan.
3. Lakukan proses pengubahan seperlunya jika ingin melakukannya.
4. Jalankan tombol Simpan jika ingin merubahnya atau menyimpannya.
Katalog
Katalog adalah menu untuk mengolah data buku, file, manuscript dan bentuk-bentuk katalog lain yang menjadi bahan orang yang akan meminjam di sebuah perpusatakaan.
Pada fasilitas ini terdapat tiga buah menu, diantaranya :
Penjelasan menu pengadaan katalog, sudah dijelaskan seperti diatas bagian 2.1 Pengadaan Katalog.
Penjelasan dari menu-menu katalog atau pengolahan katalog ini adalah sebagai berikut :
List Katalog
Pencarian katalog ini dilakukan jika dan terlebih dahulu memasukan kata kunci pada gambar diatas.
Kriteria pencarian ini akan dikombinasikan dengan fungsi AND, OR, dan NOT serta batas limit penampilan data.
Saat di jalankan, akan muncul tampilan sebagai berikut :
Detail Catalog
Informasi ini adalah fasilitas bagi semua katalog untuk diketahui secara detail informasi informasi yang ada padanya.
Perhatikan pada list katalog di bawah ini :
Untuk dapat masuk dan mengetahui secara detail suatu katalog dapat melakukannya dengan penjelasan di bawah ini :
Pada Gambar diatas adalah terdapat informasi-informasi detail sebuah katalog, dengan rincaian menu adalah sebagai berikut :
1. Pilih salah satu katalog yang ada pada halaman daftar katalog seperti gambar diatas (seperti panah merah diatas).
2. Program akan menampilan form detail informasi katalog, seperti gambar di bawah ini :
Pada Gambar diatas adalah terdapat informasi-informasi detail sebuah katalog, dengan rincaian menu adalah sebagai berikut :
Add Copy
Menu ini adalah digunakan jika ingin mencopykan data katalog yang sudah atau terpilih (lihat 2.2.1.1 detail katalog) dengan mencopykan data-data atau iformasi yang ada dan melekat pada sebuah katalog atau kode katalog.
Bentuk tampilannya adalah :
Caranya adalah sebagai berikut :
1. Pada menu Add copy di detail katalog, jika dijalankan maka akan menampilkn form seperti gambar diatas.
2. Program secara otomatis akan mencopykan informasi katalog yang sama dan memasukannya ke perpustakaan dengan status adalah IN.
3. Detail informasinya dapat di jelaskan di bawah ini :
4. Lihatkah Keterangan Sirkulasi, artinya katalog-katalog yang tertuang disitu merupakan hasil add copy sebuah katalog perpustakaan.
5. Lakukan untuk katalog yang lainnya. Caranya sama seperti penjelasan diatas.
Delete Catalog
Menu yang digunakan untuk menghapus kode katalog yang sedang di lihat atau sedang terpilih untuk proses selanjutnya.
Caranya adalah sebagai berikut :
1. Pada list detail katalog terdapat sebuah menu Delete Catalog. Jika menu ini dijalankan maka akan menghapus katalog yang ada.
2. Atau jika kita perhatikan Kolom sirkulasi pada add copy, seperti gamabr di bawah ini :
3. Maka pilih menu Hapus pada kolom operasi diatas, maka data copy katalog akan terhapus.
4. Lakukan untuk katalog yang lainnya.
Marc View
Menu informasi Marc yang digunakan sebagai keterangan-keterangan atau atribut-atribut sebuah katalog buku yang distandartkan pada istilah marc Indonesia.
Bentuk tampilannya adalah :
Kita bisa mengubahnya isian informasi dari kode-kode marc tersebut.
Caranya adalah sebagai berikut :
1. Pada menu informasi Deatail katalog terdapat menu Marc View, pilih menu tersebut untuk dapat membuat informasi-informasi dan
kode marc yang ada dan melekat pada sebuah katalog secara standart infromasi perpustakaan indonesia.
Program akan menampilkan data-data seperti gambar diatas.
2. Pilih dan tentukan informasi mana yang akan diubah kode marcnya.
3. Isikan perubahan tersebut. Dan jalan kan tombol Simpan
4. Lakukan untuk kode-kode marc yang lain.
Tambah Katalog
Menu ini didapat dengan menjalankan menu Tambah Katalog dengan rincian keterangan katalog sebagai berikut :
Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Katalog -> Tambah Katalog
Jika menu Tambah Katalog diatas, dijalankan maka akan menampilkan form penambahan katalog seperti dibawah ini :
Dengan memilih jenis katalog yang ada diatas maka, pemakai aplikasi dapat dengan mudah menambahkan katalog perpustakaan. Perlu diingat, proses penambahan katalog ini juga dapat dilakukan dengan proses manual dan secara otomatis dari data pengadaan.
Tambah Katalog Manual
1. Dari lingkaran biru, pada kolom penambahan diatas dapat dijelaskan proses penambahan proses manual,
saat terpilih maka secara otomatis pula jenis katalognya akan terpilih, demikian seterusnya pada katalog-katalog yang lain.
Contohnya pada jenis katalog books (buku),
2. Setelah diJalan kan, bentuk tampilannya adalah :
3. Masukan atribut-atribut yang peru dimasukan kedalam sistem, sehingga ada infromas-informasi yang penting untuk dibutuhkan.
Keterangannya adalah :
Nama Pemanggil adalah keterangan nomer identitas dari sebuah katalog Title adalah judul atau informasi penting sebuah katalog, ini bersifat mandatori (harus diisi) Pengarang, adalah pengarang dari katalog yang bisa dilakuka lebih dari 1 orang pengarang (inputan) Subject adalah informasi katalog buku yang berkaitan atau mempunyai hubungan yang sama dengan titel
atau tema dari katalog buku yang sedang dibuat. Tahun adalah informasi tahun katalog Abstarksi, adalah nama sebuah file abstraksi katalog Inputan ini berupa open file dari lokasi tertantu sehingga dapat dimasukan ke katalaog sehingga dapat dibaca atau dilihat. Soft Cover adalah informasi file gambar cover dari katalog yang akan diinputkan Infomasi referensi Prodi adalah infromasi prodi-prodi yang sangat relefan dengan katalog yang akan dibuat.
4. Setelah jelas dan diinputkan, jalankan tombol Simpan untuk melakukan proses penyimpanannya atau Clear untuk menghapus dan mengulang untuk diinputkan kembali.
Tambah Katalog (Via Pengadaan)
Dari lingkaran merah, pada kolom penambahan diatas akan melakukan proses penambahan katalog dari data pengadaan, saat terpilih maka secara otomatis pula jenis katalognya akan terpilih, demikian seterusnya pada katalog-katalog yang lain. Contohnya pada jenis katalog books (buku), bentuk tampilannya adalah :
Cetak Barcode
Menu ini adalah menu yang akan digunakan untuk mencetak tanda barcode atau kode buku yang akan digunakan utuk proses peminjaman di sebuah perpustakaan. Barcode ini seterusnya akan di letakan pada katalog-katalog perpustakaan. Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Katalog -> Cetak Barcode
Jike menu ini dijalankan maka bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :
Petunjuk untuk melakukan pencetakan Barcode katalog adalah sebagai berikut :
- Pada keterangan diatas, tepatnya lingkaran merah dan kotak biru merupakan proses filtering atau kriteria pencarian yang akan digunakan untuk mempercepat penampilan data katalog-katalog yang akan di liat atau dicari untuk selanjutnya akan di cetak kode katalognya (barcode).
- Tekan tombol Cari untuk menjalankannya, Program akan menampilkan hasil informasi pencarian katalog yang diinginkan.
- Kemudian, lihatlah pada gambar diatas, tepatnya kolom “Cetak” pada sebelah kanan panah biru.
Pilihlah atau “ceklis” pada tiap-tiap jenis katalog yang ada, untuk proses pencetakan barcodenya.
Bentuk tampilannya adalah sebagai berikut setelah di checklist dan di jalankan tombol “Cetak Barcode” nya. :
- Proses selanjutnya adalah menjalankan tombol dialogbox printer, seperti pada gambar diatas.
- Jika mau kembali ke halaman cetak barcode, dapat menjalankannya dengan memilih menu “Kembali”.
Program akan menampilkan form hasil pencarian atau list pencetakan barcode katalog.
- Lakukan untuk pencetakan barcode katalog yang lain dengan cara yang sama seperti diterangkan diatas.
Anggota Perpustakaan
Anggota perpustakaan adalah peserta yang berhak memperoleh hak untuk meminjam dan mengembalikan buku yang telah dipinjam. Yang menjadi anggota perpustakaan ini adalah informasi data (keanggotaan perpustakaan) mahasiswa, staff karyawan dan dosen. Penjelasan lebih detail akan di jelaskan sebagai berikut :
Daftar Anggota
Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Anggota -> Daftar Anggota
Menu ini Anggota ini ada dua menu dalam pengelolaannya. Penjelasan kedua menu tersebut akan dijelaskan di bawah ini :
Perlu dijelaskan, anggota yang dimaksudkan disni adalah data mahasiswa-mahasiwa, dosen dan staff secara otomatis akan digenerate sebagai anggota, demikian juga dengan mahasiswa-mahasiswa yang status mahasiswanya adalah bermasalah, dapat juga secara langsug di daftarkan. Penjelasannya adalah sebagai berikut :
Update Tambah Anggota
Pada form informasi daftar anggota dibawah ini. Terdapat menu Update Data Anggota Perpustakaan .
Jika menu tersebut dijalankan, maka akan menampilkan form sebagai berikut :
- Proses Anggota ini penambahannya akan dilakukan dengan proses generate secara langsung para mahasiswa, staff dan dosen.
Ketentuan dan tampilannya adalah sebagai berikut :
- Tunggulah sampai selesai program melakukan generate anggota perpustkaan dari data mahasiswa, dosen dan staff karywan.
Secara umum ketentuannya adalah sebagai berikut ;
• Mendaftarkan secara otomatis semua STAFF yang belum terdaftar
• Mendaftarkan secara otomatis semua DOSEN TETAP yang belum terdaftar
• Mendaftarkan secara otomatis semua DOSEN TIDAK TETAP yang belum terdaftar yang mengajar di semester sekarang
• Mendaftarkan secara otomatis semua MAHASISWA berstatus AKTIF atau CUTI yang belum terdaftar
• Menghapus secara otomatis semua DOSEN TIDAK TETAP yang tidak mengajar semester ini
• Menghapus secara otomatis semua MAHASISWA yang berstatus ALUMNI, KELUAR atau DROP-OUT.
- Jika sudah selesai, maka tinggal cari dan temukan data anggota perpustkaan seperti penjelasan diatas. Tepatnya pada menu 2.3.1 Daftar Anggota .
Detail Anggota
Pada menu ini adalah aplikasi akan menampilkan form informasi detail dari anggota terpilih mengenai informasi transaksi peminjaman katalog yang dilakukannya dan kapan waktu pengembalian peminjaman katalog yang terpinjam tersebut.
Menu ini didapat dari informasi daftar anggota, dari hasil pencarian anggota. Caranya : 1. Pilih dan tentukan nama anggota yang akan dilihat informasinya. 2. Program akan menampilkan form informasi detail dari anggota yang dipilih tersebut. Bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :
Penjelasannya :
- Pada bagian atas adalah infromasi nama, kode dan status keanggotaan perpustakaan.
- Pada Bagian kedua, dijelaskan tentang peminjaman katalog yang telah dilakukan oleh seorang anggota perpustkaan.
Informasi peminjaman ini meliputi :
nama dan kode katalog terpinjam, judul katalog, status katalog dalam peminjaman, tanggal pinjam, tanggal pengembalian,
informasi jumlah denda, jumlah keterlambatan dan lokasi katalog.
Edit Anggota
Untuk melihat tampilan atau ingin melakukan perubahan pada profile anggota maka, dapat menjalankan menu fungsi “Edit” pada kolom fungsi di lis daftar anggota perpustakaan (Library).
Caranya :
1. Pilih salah satu anggota yang akan diubah datanya, pada daftar anggota diatas. Kemudian pada kolom fungsi pilih dan jalankan menu Edit. 2. Program akan menampilkan form pengubahan anggota terpilih tersebut, bentuk tampilannya adalah :
Pada form diatas, dapat juga kita menjalankan proses pencetakan kode anggota perpustakaan. Demikian juga dengan proses pengubahannya.
3. Tentukan dan tulislah data anggota yang akan diubah,
<>
Peminjaman
Peminjaman katalog buku adalah proses peminjaman katalog yang dilakukan anggota terhadap catalog-catalog yang ada di perpustakaan. Proses ini meliputi Check OUT, Check IN, Renew, dan Reserved, Lost media dan kapan waktu hari libur pada proses peminjaman katalog. Sangat praktis, karena proses peminjaman dapat dilakukan dengan proses transformasi atau pembacaan kode barcode menggunakan scan barcode (hardware) ke aplikasi.
Check OUT
Cek Out adalah proses keluarnya katalog yang dilakukan oleh para anggota perpustakaan (patron).n Proses ini jelas akan merubah status katalog perpustakaan, dari IN (1) menjadi OUT (2). Bentuk tampilannya sesuai gambar diatas.
Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Check Out
Untuk dapat melakukan proses Check Out ini, caranya adalah sebagai berikut :
Langkah Pertama dengan memasukan kode barcode anggota terlebih dahulu.
- Masukan kode anggota perpustakaan yang akan meminjam katalog. Lihat lingkaran biru pada gambar diatas.
- Kemudian jalankan tombol Submit
- Setelah di Submit program akan menampilkan form peminjaman, seperti penjelasan berikut ini :
Langkah ke dua, adalah dengan memasukan kode katalog yang akan dipinjam (proses Check Outnya dari status IN).
- Kemudian jalankan tombol Check Out
- Setelah di Submit program akan menampilkan form approval peminjaman, seperti penjelasan berikut ini :
Langkah ke tiga, Mengeprov atau menyetujui terhadap katalog-katalog yang telah di pinjam oleh seorang anggota perpustakaan. Sehingga benar-benar katalog tersebut telah berubah statusnya menjadi OUT dan terpinjam.
- Tekan dan jalankan tombol Approval untuk menyetujui proses peminjaman katalog tersebut.
- Atau menu Hapus pada kolom Operasi, untuk membatalkan peminjaman.
Langkah Keempat, adalah mencetak kwitansi sebagai tanda bukti peminjaman. Letak dan link tombol seperti dijelaskan pada tampilan di bawah ini :
Adapun Bentuk Tampilan Cetak kwitansi adalah sebagai berikut :
Check IN
CEK IN adalah proses masuknya katalog pada perpustakaan. Proses ini jelas akan merubah status katalog perpustakaan, dari OUT (2) menjadi IN (1). Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Check Out
Untuk dapat melakukan proses Check IN ini terdapat 2 proses. Kedua proses itu adalah sebagai berikut :
1. Cek IN dengan adanya denda pada peminjaman.
Caranya adalah sebagai berikut :
Langkah Pertama, dengan memasukan kode katalog yang akan dikembalikan oleh peminjam atau anggota perpustakaan (Check In).
- Masukan kode Buku yang telah dipinjam sebelumnya oleh peminjam.
- Tekan dan Jalankan Tombol Submit, atau Clear untuk menghapusnya.
Langkah Kedua, Setelah menjalankan tombol “Submit” Maka aplikasi akan memberikan informasi katalog yang sudah dikembalikan. Bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :
Pada gambar diatas, tepatnya pada blok tulisan berwarna biru dijelaskan bahwa proses CEK IN sudah terjadi denganmenginformasikan data buku yang dipinjam.
Demikian juga dengan informasi denda peminjaman yang masi dilakukan oleh peminjam katalog (anggota perpustakaan). Informasi ini berupa jumlah rupiah denda dan berapa lama waktu keterlambatan pengembalia buku
Langkah ketiga mencetak informasi denda atau pembayaran denda jika ada. Bentuk tampilannya setelah menjalankan tombol “Lunasi denda dan Cetak Informasi Denda”.
- Setelah tombol “Lunasi denda dan Cetak Informasi Denda”, mak program akan menampilkan form pencetakan bukti denda, serta jumlah pembayaran yang akan dilakukan oleh peminjam katalog tersebut.
- Prosesnya dengan menjalankan tombol OK atau Cancel pada kotak dialog pencetakan peminjaman.
2. CEK IN dengan tidak adanya denda peminjaman.
Caranya adalah sebagai berikut :
1. Proses awal adalah sama seperti proses CEK IN dengan adanya jumlah denda, seperti dijelaskan diatas.
Yaitu dengan memasukan kode buku yang dipinjam sebelumnya. Lihat pada gambar dibawah ini :
2. Tekan tombol SUBMIT, untuk menjalankan proses CEK IN dengan tidak ada denda. Atau Clear untuk menghapus masukan kode buku yang akan di kembalikan.
3. Program akan menampilkan hasil dari proses pengembalian katalog dari pengembalian yang sudah dilakukan.
4. Demikian seterusnya jika ingin melakukan proses CEK IN peminjaman katalog.
RENEW
RENEW adalah proses perpanjangan peminjaman katalog perpustakaan yang sudah terlebih dahulu di pinjamn oleh seorang anggota perpustakaan (patron). Jadi secara umum adalah sama persis dengan proses Check Out hanya saja pada proses ini akan mengubah data durasi tanggal pengembaliannya saja.
Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Renew
Untuk menjalankan proses ini, dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut :
Langkah Pertama, adalah dengan memasukan nama kode katalog (barcode katalog), Kemudian tekan tombol Submit.
Langkah kedua, setelah menjalankan tombol Submit yang kemudian aplikasi akan menampilkan daftar peminjaman yang ada dan telah di Renew peminjamannya.
Pada informasi gambar diatas, adalah :
1. Menampilkan daftar peminjaman yang dilakukan suatu anggota perpustakaan yang sebelumnya dilakukan proses RENEW atau memperpanjang peminjaman.
2. Status katalog adalah tetap OUT, hanya yang berubah adalah tanggal pengembalian katalog.
Reserved
Menu ini adalah menu seluruh data dan informasi status peminjaman katalog perpustakaan yang berstatus “RESERVED” value 3. Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Reserved
Cara melakukan proses Reserved adalah sebagai berikut :
Langkah Pertama, dengan memasukan kode buku yang sedang IN atau ada di ruang perpustakaan. Kemudian akan di pesan atau RESERVED untuk di pinjam.
Langkah kedua, adalah dengan menjalankan submit pada gambar diatas maka proses Reserved akan tersimpan demikian juga dengan data katalog yang telah di pesan tercatat dalam daftar reserved. Artinya jika ada anggota perpustakaan (peminjam) yang akan melakukan proses Check Out Maka katalog tersebut tidak bisa di pinjam, karena sedang proses Reserved (terpesan)
Lost Media
Menu ini digunakan untuk mengolah dan mendata katalog-katalog yang statusya adalah sedang dipinjam (OUT), akan tetapi dalam perjalanannya buku tersebut “hilang” atau “lost media”. Selanjutnya peminjam (anggota perpustakaan) akan melaporkan ke librarians atau petugas perpustkaan, sehingga akan di catat dan sesegera mungkin proses peminjaman dihentikan.
Dihentikan disini adalah untuk menghentrikan jumlah denda yang mungkin ada di peminjaman. Adapun status katalog yang terpinjam adalah masi tetap OUT sampai peminjam tersebut menggantikan katalog yang hilang, sehingga baru statusnya adalah IN. Menu Lost Media didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Lost Media
Untuk dapat menjalankan proses Lost Media ini, dapat melakukannya sebagai berikut :
Untuk dapat menjalankan proses Lost Media ini, dapat melakukannya sebagai berikut : 1. Perhatikan form informasi denda pada peminjaman katalog berikut ini :
2. Masuk ke menu Lost Media, kemudian masukan kode katalog yang sedang dipinjam dan hilang tersebut.
3. Jalankan tombol Submit, dan program akan menampilkan form informasi pengembalian atau informasi lost media tersebut.
4. Pada form informasi denda lost media ini, peminjaman katalog sudah dihentikan dikarenakan peminjam melaporkan katalog yang hilang dan merubah infonya menjadi OUT-HILANG. Artinya katalog masi dalam keadaan OUT dan tidak bisa dipinjam. Sampai peminjam mengganti katalog tersebut yang sesuai dengan aslinya.
5. Perhatikan form diatas, Pada kolom Sirkulasi Peminjaman / Katalog Harus kembali, diterangkan statusnya adalah OUT-Hilang dan program secara otomatis akan menghentikan jumlah denda karena ada informasi kehilangan.
Perhatikan Informasi Denda : Disini dijelaskan bahwa proses peminjama katalog yang hilang dikenakan denda selama peminjaman, seterusnya dihentikan proses penghitungan denda katalog. Perhitungan dan informasi ini jika memang terdapat denda dalam peminjamannya sebelum terjadi kehilangan.
6. Tekan tombol Lunasi Denda dan Cetak Informasi Denda, sehingga dapat mencetak jumlah denda yang akan dibayarkan oleh peminjam katalog.
7. Tekan OK untuk melakukan proses pencetakan denda terebut, atau Cancel untuk membatalkannya.
Setting hari Libur
Menu ini adalah fasilitas yang digunakan untuk membuat dan mensetting hari libur yang akan digunakan untuk penghitungan jumlah hari yang tidak masuk denda peminjaman katalog. Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Setting hati Libur
Bentuk dan tampilannya adalah sebagai berikut :
- Pilih dan tentukan tahun dan bulan yang akan di setting hari libur denda peminjaman.
- Uncheck atau checked saja keterangan pemilihan “Tanggal Libur” pada gambar diatas.
Checked menandakan hari dan tanggal tersebut adalah aktif atau terpilih sebagai hari libur denda peminjaman, sebaliknya, jika Unchecked maka tidak di pilih atau tidak masuk sebagai hari libur denda peminjaman.
Export dan Import Data
Tujuan dari pada menu ini adalah untuk dapat membeckup data atau memasukan data dari format excel atau CSV untuk dijadikan sebagai data informasi aplikasi perpustakaan ini.
Export to Excel
Menu ini adalah menu yang digunakan untuk dapat memindahkan data-data informasi katalog perpustakaan kedalam excel dalam hal ini di istilahkan “Export Excel”. Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Peminjaman -> Export to Excel
Jika di jalankan maka akan menampilkan form seperti di bawah ini :
Cara melakukan export to excel ini adalah sebagai berikut :
- Pada Panah Vertikal di atas, menunjukan pemilihan field atau keterangan apa-apa aja yang akan di masukan sebagai data informasi di file excel. Sifatnya Checked dan Uncheked.
- Pilihlah dan dantentukan keterangan yang akan diexport datanya ke excel.
- Pada panah Horisontal adalah jenis pemilihan Tipe Filenya, apakah dalam bentu CSV atau Excel.
- Tandah Lingkaran Merah adalah tombol untuk menjalankan proses export data.
Import CSV
Sesuai dengan namanya menu ini akan digunakan untuk mengimport data-data katalog dari format file CSV.
Menu ini didapat dari, Activity -> Library Management -> Export Import -> Import CSV
Jika dijalankan maka menu ini akan menampilkan bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :
Caranya adalah sebagai berikut :
- Pilih file CSV yang akan di import ke dalam sistem, atau mendownload terlebih dahulu filenya seperti pada tampilan dibawah ini.
Laporan
Menu ini menerangkan laporan katalog yang sering dipinjam dan katalog-katalog yang terbaru yang terekam diperpustakaan serta laporan-laporan denda peminjaman dan laporan lain yang berkaitan dengan aplikasi library tersebut.
Katalog Paling Sering Dipinjam
Menu ini adalah jenis laporan yang menampilkan katalog-katalog sering terpinjam oleh para anggota perpustakaan.
Bentuk Tampilannya :
- Fasilitas ini juga menyediakan informasi data katalog tersebur kedalam informasi excel atau cetak pake pdf. Lihat kotak dan tanda merah diatas.
Bentuk Tampilannya jika di jalankan adalah :
Katalog Terbaru
Menu ini adalah fasilitas informasi laporan katalog-katalog terbaru. Bentuk tampilannya adalah sebagai berikut :
- Fasilitas ini juga menyediakan informasi data katalog tersebut kedalam informasi excel atau cetak pake pdf. Lihat kotak dan tanda merah diatas.
Bentuk Tampilannya jika di jalankan adalah :
Katalog Terpinjam
Menu ini adalah menu laporan katalog-katalog yang sedang terpinjam oleh para anggota perpustakaan.
Bentuk tampilannya adalah :
- Fasilitas ini juga menyediakan informasi data katalog tersebut kedalam informasi excel atau cetak pake pdf. Lihat kotak dan tanda merah diatas.
Bentuk Tampilannya jika di jalankan adalah :
Katalog Dikembalikan
Menu ini adalah fasilitas informasi laporan katalog-katalog yang telah dikembalikan.
Bentuk informasinya adalah :
Caranya :
1. Pada gambar diatas pilih jenis koleksi yang akan di tampilkan.
2. Pilih dan tentukan juga tanggal kembali dari dan sampainya.
3. Tekan tombol Tampilkan untuk menjalankannya.
4. Atau Tekan Clear untuk membatalkannya.
Katalog Harus Kembali
Menu ini adalah fasilitas informasi laporan katalog-katalog yang harus kembali atau masi berada di para peminjam katalog. Bentuk tampilannya adalah :
Caranya :
1. Pada gambar diatas pilih jenis koleksi yang akan di tampilkan.
2. Pilih dan tentukan juga tanggal kembali dari dan sampainya.
3. Tekan tombol Tampilkan untuk menjalankannya.
4. Atau Tekan Clear untuk membatalkannya.
Katalog Denda
Menu ini adalah fasilitas laporan katalog-katalog yang dipinjam dan sudah memasuki masa perhitungan denda bagi para peminjam. Bentuk tampilannya adalah :
Caranya :
- Informasi denda dapat di lihat pada tanda lingkaran merah arah vertikal.
- Fasilitas ini juga menyediakan informasi data katalog tersebut kedalam informasi excel atau cetak pake pdf. Lihat kotak dan tanda merah diatas.
Bentuk Tampilannya jika di jalankan adalah :
Koleksi
Menu ini adalah menu informasi laporan koleksi yang ada pada sebuah perpustakaan. Bentuk tampilannya adalah :
Caranya :
- Prosesnya dengan menjalankan dan memilih nomer range kode katalog yang ada, kemudian jalankan tombol Tampilkan.
- Pada informasi diatas juga dijelaskan jumlah banyaknya katalog yang ada pada setiap masing-masing nama katalog yang berbeda-beda (dalam hal ini callnumbernya).
Katalog Mendekati Overdue
Menu ini adalah menu informasi bagi katalog-katalog yang sudah mendekati overdue atau mendekati batas akhir peminjaman. (Overdue)
Setting / Konfigurasi
Menu ini adalah menu yang digunakan untuk membuat dan mengatur jumlah record dalam halaman, jumlah hari batas peminjaman yang akan dikenia denda peminjaman bagi pada anggota perpustkaan atau para libraryan. Rinciannya sebagai berikut :
Setting Modul
Setting modul merupakan setting pengaturan secara umum pada modul library meliputi :
Caranya :
- Isilah bebarapa setting modul tersebut, seperti :
- Badan pemilik adalah kode March kampus atau lembaga dalam administrasi POAC Indonesia
- Email Admin, adalah alamat email kampus atau alamat email administrator
- Jumlah halam per page, yang akan ditampilkan pada setiap tampilan data list katalog atau list-list data pada modul atau aplikasi library.
- Tekan Submit untuk Menyimpannya
Group
Setting Group ini adalah fasilitas pengaturan dalam modul aplikasi library yang berkenaan dengan pengaturan jumlah besaran denda, dan batas waktu pengolahan peminjaman katalog.
Bentuk Tampilannya adalah :
- Pada Panah Vertikal diatas menunjukan isian atau inputan bagi para anggota perpustakaan dalam batas waktu peminjaman, batas reserved (dalam hitungan hari) dan jumlah banyaknya keterlambatan denda (dalam hitungan rupiah).
- Untuk menjalankan proses pengaturan ini adalah dengan menjelankan tombol Simpan, seperti pada keterangan lingkaran berwarnah merah.
Fitur-Fitur (User)
Fitur ini adalah fitur atau fasilitas yang akan di pake oleh seorang users, dalam hal ini adalah para anggota perpustakaan atau para users lain selain adaministrator.
Bentuk tampilannya adalah :
Detail Katalog
Fasilitas ini adalah informasi detail sebuag katalog terpilih pada list katalog diatas. Informasi ini meliputi informasi marc katalog dan banyaknya katalog serta status katalog pada sebuah perpustakaan. Status ini berupa IN, OUT atau Reserved.
Bentuk tampilannya adalah :
