USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: STAF KEUANGAN

Mengenal Student Finance

Student Finance adalah modul Academic Portal yang berfungsi untuk menangani proses yang berkaitan dengan pembebanan dan pembayaran uang kuliah mahasiswa. Yang menggunakan modul ini adalah Administrator atau petugas keuangan pusat.

User Staf Keuangan

Staf keuangan pada sistem akademik portal dirancang terpusat untuk semua prodi, walaupun ketika login disediakan fasilitas untuk memilih masing-masing session program kuliah agar memudahkan pemrosesan data.

Yang menjadi staf keuangan adalah semua user yang termasuk kedalam grup yang sudah ditentukan sebagai staf keuangan. Sebagai contoh, kita bisa membuat group Staf Keuangan, kemudian kita set group tersebut memiliki hak akses sbb:

Staf Keuangan Student_Finance:: .* Admin 

Pada sistem Akademik Portal yang menggunakan data default, group ini sudah ada secara automatis.

Quick Play Overview

Alur penggunaan modul Student Finance oleh Staf Keuangan kurang lebih adalah sebagai berikut:

1. Seting Modul. Hal ini dilakukan sekali setelah instalasi modul, kecuali bagian umum bisa setiap saat.
2. Isi data komponen & biaya. Yang terpenting dan pasti digunakan adalah data biaya automatis. Data ini sifatnya temporary, bisa dilakukan secara borongan beberapa tahun semester sekaligus.
3. Pembebanan Biaya Kuliah. Proses pembebanan harus dilakukan tiap semester sebelum dilakukan transaksi oleh mahasiswa.
4. Transaksi Harian, menyangkut pembayaran dan penambahan/perubahan komponen biaya per mahasiswa, bisa dilakukan setiap saat.

Konfigurasi & Persiapan Data

Hal pertama sebelum masuk lebih jauh ke dalam sistem Student Finance adalah melakukan konfigurasi sistem dan persiapan data.

Konfigurasi Sistem

Pastikan seting modul Student Finance sudah di-set sesuai dengan kebijakan institusi agar proses keuangan mahasiswa dapat dijalankan dengan baik. Pengaturan seting pada saat awal running harus dipandu oleh developer SAPUA.

Setelah konfigurasi inti di-set oleh developer, user staf keuangan bisa melakukan perubahan seting umum yg sifatnya tidak urgent dan bisa dilakukan perubahan sesuai keadaan, seperti pada contoh berikut:

Komponen & Biaya

Biaya SKS Matakuliah

Fasilitas ini berfungsi untuk mengatur besarnya biaya SKS tiap angkatan.

Biaya Otomatis

Fasilitas ini berfungsi untuk mendefinisikan komponen biaya yang berulang setiap semester berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Data pada bagian ini akan digunakan sebagai master input proses Pembebanan. Artinya, jika pada semester tertentu sudah dilakukan proses pembebanan, perubahan data komponen otomatis tidak akan berpengaruh lagi terhadap komponen biaya yg sudah tercatat dalam database keuangan mahasiswa.

Apabila terjadi kesalahan pembebanan pada semester tertentu, misal salah komponen atau kurang lengkap, perubahan data masih bisa dilakukan per mahasiswa.

Biaya Lintas Program

Biaya lintas program adalah biaya yang dikenakan kepada mahasiswa yang mengikuti kuliah menggunakan ruang dan jadwal program kuliah lain.

Contohnya:
Si Budi adalah mahasiswa Program Kuliah Akuntasi-Reguler S1. Pada semester GENAP 2008/2009, salah satu jadwal matakuliahnya bentrok dengan jadwal kesibukan pribadi-nya sehingga dia memutusakan untuk mengambil kelas Program Kuliah Akuntasi-Executive S1 yang ruangnya ber-AC dan lebih nyaman. Jika pada semester tersebut didefiniskan biaya lintas program, maka setiap course yang dia ikuti diluar program kuliah dia akan dikenakan charge sesuai dengan ketentuan masing-masing program.

Biaya Pre-Defined

Komponen Biaya Pre-Defined adalah komponen biaya yang sering digunakan, namun tidak secara automatis dibebankan kepada mahasiswa. Komponen ini hanya akan dikenakan kepada mahasiswa jika dibebankan secara manual -satu per satu- pada form transaksi mahasiswa.

Metode Pembayaran

Fasilitas ini berfungsi untuk mendefinisikan model-model pembayaran yg terjadi dalam satu semester, apakah sekali cicilan, dua, tiga, dst. Jika institusi tidak menerapkan sistem cicilan, paling tidak model cash (1x cicilan) harus ada. Cicilan yg dimaksud tanggal-tanggalnya bisa dimodifikasi, tidak harus dalam durasi pas 1 semester (6 bulan). Walaupun ditulis sebagai biaya pada satu semester, bisa juga cicilan itu dilakukan dalam rentang 1 tahun.

Setelah model-model cicilan ditentukan, pada saatnya nanti mahasiswa bisa dipetakan ke dalam model apakah dia harus membayar. Masing-masing mahasiswa bisa di-set ulang setiap semester.

Jika salah satu model tagihan diklik, misal untuk yg 4x, akan tampil halaman detail sbb:

Setup Data In Action

Set Metode Pembayaran Per Semester

Fasilitas ini berfungsi untuk memetakan masing-masing mahasiswa ke dalam model pembayaran tertentu, dilakukan setiap semester.

Pembebanan Biaya Kuliah

Supaya settingan biaya yang telah kita definisikan di atas dapat ter-posting ke mahasiswa, maka perlu adanya pembebanan biaya-biaya di atas ke masing-masing mahasiswa. Pada dasarnya, secara periodik akan terjadi pembebanan yang dilakukan oleh sistem. Silakan pastikan dengan tim SAPUA bahwa fitur pembebanan periodik ini sudah berjalan dengan baik.

Di samping itu, jika diinginkan adanya pembebanan sebelum pembebanan periodik tersebut terlewati check-point-nya, maka dapat dilakukan pembebanan secara manual per mahasiswa.

Beasiswa

Set Beasiswa Fasilitas ini berfungsi untuk memberikan beasiswa kepada mahasiswa yang dikehendaki oleh pihak institusi. Beasiswa yang diberikan akan langsung tercatat sebagai komponen kredit untuk mahasiswa, seolah-olah sebagai alat pembayaran bagi komponen biaya mahasiswa.

Transaksi Harian

Transaksi Keuangan Mahasiswa

Fasilitas ini berfungsi untuk menangani proses pembayaran oleh mahasiswa, atau pun proses penambahan/edit biaya untuk mahasiswa. Sehari-harinya, halaman ini akan sangat sering dibuka oleh Staf Keuangan.

History Keuangan Mahasiswa

Fasilitas ini berfungsi untuk melihat history transaksi keuangan mahasiswa.

Reporting

Laporan Pemasukan Harian

Fasilitas ini berfungsi untuk menampilkan semua data transaksi pembayaran oleh mahasiswa yang terjadi pada tanggal tertentu.

Laporan Keuangan Total

Laporan Keuangan Total menampilkan data semua transaksi yang dirangkum ke dalam komponen beban dan pembayaran pada sebuah program kuliah, semester dan tahun akademik tertentu.

Laporan Tagihan Tunggakan

Laporan Tagihan Tunggakan berfungsi untuk menampilkan semua tunggakan yang bisa ditagih oleh institusi pada semester dan tahun ajaran tertentu.

Laporan Pemasukan Persemester

Laporan Pemasukan Harian menampilkan data total pembayaran oleh mahasiswa yang dirangkum pada satu semester.

Laporan Tagihan Jatuh Tempo

Laporan Tagihan Jatuh Tempo menampilkan data mahasiswa yang diharuskan membayar pada tanggal-tanggal yang akan datang, dihitung dengan satuan 30 hari.

Laporan Biaya Per Komponen

Laporan Biaya Per Komponen berfungsi untuk menampilkan data beban dan pembayran mahasiswa berdasarkan komponen biaya tertentu pada semester dan tahun ajaran tertentu.

Daftar Penerima Beasiswa

Fasilitas ini berfungsi untuk menampilkan data para penerima beasiswa pada semester tahun akademik tertentu di sebuah program kuliah.