USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: STAF AKADEMIK

KONFIGURASI

PEMINATAN/KONSENTRASI

Pada halaman ini bisa dibuatkan data peminatan berdasarkan Program Studi. Data peminatan ini, berikutnya bisa digunakan di modul Curriculum dan data Mahasiswa. Untuk masuk ke halaman ini, klik Menu Master Pusat, kemudian pilih Master Data [Akademik-Inti][Bidang Peminatan]

Pada gambar diatas terlihat daftar peminatan masih kosong. Dan tersedia juga form untuk menambah data peminatan.

MAKSIMUM SKS MAHASISWA LAMA

Maksimum SKS Institusi

Konfigurasi maksimum sks institusi ini berlaku untuk seluruh prodi. Jika masing-masing program mempunyai kebijakan sendiri mengenai maksimum sks bisa membuat konfigurasi berdasarkan programnya di modul Master Prodi. Untuk masuk ke halaman ini, klik Menu Master Pusat, kemudian pilih Master Data [Maksimum SKS]

Pada gambar diatas terlihat dari IPS = 2, sampai IPS = 3, maks = 24. Hal ini berarti jika IP mahasiswa yang dianggap acuan pengambilan mata kuliah adalah 2<=ips<=3 maka pada saat pengisian KRS hanya boleh mengambil mata kuliah dengan total 24 SKS.

IP mahasiswa yang dianggap sebagai acuan bisa jadi IP satu semester sebelumnya atau IP satu tahun sebelumnya (mengatisipasi ketika ip semester sebelumnya belum keluar). Untuk melakukan konfigurasi IP Semester Acuan dilakukan di Penentuan IP Semester yang akan digunakan di Pengisian KRS.

Jika ingin mengedit ataupun menghapus, klik link Edit atau Delete. Jika ingin menambah data, klik link Add. Kemudian, akan muncul halaman untuk menginputkan data maksimum SKS berdasarkan selang IP-nya.

Form isian Tambah Maksimum SKS terdiri dari :

• Dari IPS (Indeks Prestasi Sementara) Masukkan batas bawah IPS
• Sampai IPS Masukkan batas atas IPS
• Maks SKS (Satuan Kredit Semester) Masukkan nilai SKS yang diijinkan

Maksimum SKS Program

Konfigurasi ini digunakan jika setiap program atau ada program tertentu yang akan menggunakan peraturan maksimum sks nya sendiri.

Untuk masuk ke halaman ini, klik Menu Master Prodi, kemudian pilih Master Data [Maksimum SKS]

MAKSIMUM SKS MAHASISWA BARU

Maksimum SKS Mahasiswa Baru Institusi

Konfigurasi maksimum sks mahasiswa baru institusi ini berlaku untuk seluruh prodi. Jika masing-masing program mempunyai kebijakan sendiri mengenai maksimum sks bisa membuat konfigurasi berdasarkan programnya di modul Master Prodi. Untuk masuk ke halaman ini, klik Menu Master Pusat, kemudian pilih Master Data [Maksimum SKS Mahasiswa Baru]

Pada halaman ini terlihat data maksimum sks untuk masing-masing angkatan yang sudah ada. Misalnya mahasiswa baru yang akan melakukan krs adalah mahasiswa angkatan 2008. Maka lakukan tambah maksimum sks mahasiswa baru pada link Tambah Maksimum SKS Mahasiswa Baru

Maksimum SKS Mahasiswa Baru Program

Konfigurasi ini digunakan jika setiap program atau ada program tertentu yang akan menggunakan peraturan maksimum sks nya sendiri.

Untuk masuk ke halaman ini, klik Menu Master prodi, kemudian pilih Master Data [Maksimum SKS Mahasiswa Baru]

KOMPONEN NILAI DEFAULT

Komponen Nilai Default Institusi

Konfigurasi komponen nilai institusi ini berlaku untuk seluruh program . Hal ini berarti ketika dibuatka kelas perkuliahan di masing-masing program yang ada , akan mempunyai komponen nilai yang sama. Tapi jika memang akan dibedakan komponen nilai per program maka bisa dilakukan Pembuatan Komponen Nilai Default Per Program. Untuk masuk ke halaman ini, klik Menu Master Pusat, kemudian pilih Master Data, SKS Nilai [Komponen Nilai Default Institusi] Untuk menambahkan komponen, klik Tambah Komponen Nilai Default. Isian pada form tambah komponen :

• Komponen jenis komponen ini ada 5, Additional test, tugas, uts dan uas
• Nama Komponen Nama komponen yang digunakan untuk masing-masing komponen yang ada
• Periode Penilaian ada dua periode, penentuan di periode apa komponen tersebut akan bisa diisi oleh dosen
• Persentase Prosentase penilaian untuk masing-masing komponen

Komponen Nilai Default Program

Konfigurasi ini digunakan jika setiap program atau ada program tertentu yang akan menggunakan peraturan maksimum sks nya sendiri. Untuk masuk ke halaman ini, klik Menu Master prodi, kemudian pilih Master Data, SKS NILAI [Komponen Nilai Default]

DAFTAR RUANG KELAS

Penambahan data ruang kelas, bisa dilakukan dengan memilih Mata Kuliah Pusat(selanjutnya akan dipindah ke Master Pusat) pada blok Menu Kiri.

1) Pilih Menu ruang Kelas

2) Klik Tombol Tambah Ruang Kelas

3) Isilah field-field berikut

a. Nama Ruang diisi dengan nama ruang kelas

b. Deskrispsi Keterangan mengenai ruang kelas tersebut, jumlah kursi dan fasilitas lain yang tersedia

c. File Browse File/Peta ruangan

d. Kapasitas Daya tampung

PEMBUATAN TANGGAL-TANGGAL SEMESTER

Pembuatan tanggal-tanggal semester ini harus dilakukan untuk semua program yang ada. Untuk masuk ke halaman ini, klik Menu Master Prodi, kemudian pilih Data per Semester [Semester tahun akademik]

Pilih salah satu nama program yang akan dibuatkan tanggal-tanggal semesternya, misalnya Manajemen D3 Pagi Reguler.

Klik tombol tambah semester untuk membuat tanggal-tanggal semester pada semester tahun akademik baru, misalnya ganjil 2008.

Form data yang diisikan dalam semester tahun akademik adalah sebagai berikut :

• Tahun Akademik : Diisi sesuai dengan tahun akademik.Misalnya tahun akademik 2008/2009 maka ditulis 2008
• Semester :Dipilih sesuai nama semester digunakan dalam tahun ajaran tersebut. Misalnya semester ganjil.
• Tanggal Semester : tanggal mulai dan akhir dari semester
• Tanggal daftar Ulang :tanggal mulai dan akhir dari pengisian KRS
• Tanggal PRS : tanggal mulai dan akhir pengisian Kartu Perubahan Rencana Studi atau batal Tambah KRS.
• Tanggal UTS :tanggal mulai dan akhir ujian tengah semester
• Tanggal UAS. :Tanggal mulai dan akhir ujian akhir semester
• Tanggal Penilaian. :Tanggal mulai dan akhir penilaian yang meliputi penilaian UTS dan penilaian UAS

PENENTUAN IP SEMESTER ACUAN

Halaman ini ditujukan untuk masing-masing program, artinya konfigurasi harus dilakukan oleh setiap program. Untuk masuk ke halaman ini, klik Menu Master Prodi, pilih Master Data, pilih menu SKS NILAI [Pembacaan IP Semester Untuk Pembacaan Maksimum SKS Yang Akan Digunakan di Pengisian KRS]. Jika belum ada prodi yang terpilih, klik menu pilih prodi terlebih dahulu.

MATA KULIAH

DAFTAR MATA KULIAH

Fitur ini digunakan untuk membuat mata kuliah berdasarkan pengelolanya. Pengelola mata kuliah bisa institusi atau program studi.

Mata Kuliah Pusat/Institusi

Pada menu Mata Kuliah Pusat, bisa melihat menu mata kuliah institusi Mata Kuliah Institusi dan Mata Kuliah Prodi.

Pilih Menu Mata Kuliah Pusat yang ada di blok kiri, kemudian lakukan pemilihan Pencarian mata kuliah tertentu dengan mengisikan kata kunci pada Filter Kata Kunci, Filter Organisasi Pengelola dan Status Mata Kuliah.

Selanjutnya akan menampilkan halaman informasi mata kuliah secara lengkap: Kode Mata Kuliah, Nama Mata Kuliah, Deskripsi Singkat, Jumlah SKS dan Pilihan.

Ikon/Button

Link Fungsi Keterangan

• (edit) Mengubah Menampilkan form mata pengubahan mata kuliah
• Delete Menghapus Untuk menghapus mata kuliah
• Inactive/Active Inactive: mata kuliah tidak akan ditampilkan dalam menu-menu berikutnya tapi masih tetap tersimpan dalam database. Mata kuliah akan ditampilkan pada menu-menu berikutnya, status ini biasanya diberikan kepada mata kuliah- mata kuliah yang masih dalam kurikulum aktif.

Mata Kuliah Prodi

Pada menu Kurikulum, hanya bisa melihat Mata Kuliah Prodi. Hal ini disebabkan menu ini, bisa diberikan aksesnya untuk masing-masing program studi.

• 1. Pilih Menu Kurikulum yang ada di blok kiri
• 2. Pilih Menu Lihat Mata Kuliah

Selanjutnya akan menampilkan halaman informasi mata kuliah secara lengkap: Kode Mata Kuliah, Nama Mata Kuliah, Deskripsi Singkat, Jumlah SKS dan Pilihan.

PEMBUATAN MATA KULIAH MATA KULIAH

Pembuatan mata kuliah pun bisa dilakukan dengan menggunakan dua menu yaitu Menu Mata Kuliah Pusat dan Menu Kurikulum.

Pembuatan Mata Kuliah Pusat

Pada menu Mata Kuliah Pusat, bisa melihat Mata Kuliah Institusi dan Mata Kuliah Prodi.

1. Pilih Menu Mata Kuliah Pusat yang ada di blok kiri,

2. Pilih Menu Tambah Mata Kuliah, akan menampilkan Gambar Berikut

3. Lengkapi field pada Form Tambah Mata Kuliah

4. Klik tombol simpan

Pembuatan Mata Kuliah Prodi

Pada menu Kurikulum, hanya bisa membuat mata kuliah yang dikelola oleh Prodi. Hal ini disebabkan menu ini, bisa diberikan aksesnya untuk masing-masing program studi.

1. Pilih Menu Kurikulum yang ada di blok kiri,

2. Pilih Nama Program Studi yang akan ditentukan sebagai pengelola mata kuliah

3. Pilih Menu Mata Kuliah[Tambah Mata Kuliah], Akan muncul Gambar berikut

4. Lengkapi field pada Form Tambah Mata Kuliah

5. Klik tombol simpan

EDIT MATA KULIAH

Langkah-langkah yang dilakukan untuk mengubah data mata kuliah adalah sebagai berikut :
1) Masuk Ke halaman daftar Mata Kuliah
2) Pilih Icon edit pada mata kuliah yang akan diubah datanya, seperti pada gambar berikut

3) Kemudian lakukan pengubahan data mata kuliah pada form berikut

4) Setelah pengubahan selesai dilakukan, klik tombol Perbaharui Mata Kuliah.

KURIKULUM

DAFTAR KURIKULUM

DETAIL KURIKULUM

Penambahan Mata Kuliah pada Kurikulum

MEMBUAT KURIKULUM

Membuat Kurikulum Secara Manual

Membuat Kurikulum Dengan Copy Paste

KELAS PEKULIAHAN

DAFTAR KELAS PERKULIAHAN

MEMBUAT KELAS PERKULIAHAN

REKAP JADWAL

KONFIGURASI (KELAS PERKULIAHAN)

JADWAL UJIAN

MAHASISWA

PENENTUAN PEMBIMBING AKADEMIK

DIKTI

Mengecek Data Mahasiswa

• Lakukan cek ke data mahasiswa di tabel mahasiswa, pastikan field semester_awal ada isiannya dengan format YYYYD, YYYY = tahun masuk mahasiswa, D=semester masuk mahasiswa. Misalnya: 20071 untuk tahun masuk 2007 semester 1.
• Mengeceknya dengan menjalankan query berikut:

SELECT nim,semester_awal FROM prefix_mahasiswa 

Menyiapkan File EPSBED DIKTI

• Bila Institusi telah memiliki file-file DBF yang telah dilaporkan ke DIKTI sebelumnya maka file-file DBF itu yang kita minta ke institusi untuk ditambahkan pelaporan DIKTI untuk semester yang belum ada di pelaporan sebelumnya.
• Untuk tujuan testing dan demo maka kita bisa memakai file template DBF yang bisa didownload di web http://www.evaluasi.or.id :

http://evaluasi.or.id/news/index.php?catID=11&catName=Download+Download 

Halaman Download Evaluasi Or Id

• Cara memperoleh file-file DBF untuk template:
  • Klik link di atas maka akan muncul halaman ini:

2 File Download

• • Download 2 link tersebut (yang di kotakin merah). Download file: epsbed-program-2009-03-30.zip dan tabel-epsbed-2009-03-30.zip
  • Extrak 2 file tersebut ke folder C:\Dikti.
  • Jalankan program C:\Dikti\DIKTI.COM
  • Close lagi program C:\Dikti\DIKTI.COM maka program akan menghasilkan file-file template DBF di folder C:\DIKTI

Setting Modul DIKTI

• Klik link modul DIKTI sebagai admin index.php?module=Dikti&type=admin&func=setting

Setting Modul DIKTI

• Isikan isian folder Dikti, sebaiknya di dalam modul Dikti, misalnya memakai nama folder kopertis
• Isikan semua isian dengan lengkap lalu klik tombol "Simpan Perubahan"
• Taruh file-file DBF hasil generate tadi dari folder C:\Dikti ke folder ini, termasuk file CDX juga misalnya: MSMHS.DBF dan MSMHS.CDX
• Ubah permission folder kopertis tadi menjadi:

chmod -R 777 kopertis 

Sinkronisasi AP ke DIKTI

• Klik link Modul Dikti, index.php?module=Dikti&type=admin

Halaman Sinkronisasi AP-DIKTI

• Klik tombol sinkronisasi mulai dari atas sampai dengan bawah secara terurut.
• Troubleshoot:
  • Saat sinkronisasi usahakan memakai browser Mozila Firefox
  • Pastikan file-file DBF dalam path yang telah ditentukan memiliki permission read-write ke semua user (777)

Melihat Hasil Sinkronisasi

• Download File-File DBF dari path penyimpanan yang telah ditentukan sebelumnya
• Kopikan di suatu folder di lokal komputer
• Buka file-file hasil sinkronisasi tersebut dengan MS-EXCEL, hanya file-file dengan extensi .DBF saja yang bisa dibuka dengan MS-EXCEL, misalnya MSMHS.DBF

Finishing File Pelaporan DIKTI

• Pihak Akademik Institusi biasanya akan melakukan editing dan penyempurnaan file-file DBF hasil sinkronisasi tersebut melalui aplikasi DIKTI yang di C:\DIKTI tadi
• Setelah disempurnakan maka akan di BURN ke CD dan dikirim ke DIKTI sebagai pelaporan

Catatan

• Institusi hanya memakai 1 file yang sama untuk pelaporan ke DIKTI sehingga laporan semester sekarang akan memakai file DBF dari pelaporan semester sebelum-sebelumnya sehingga akan dilakukan append ke file tersebut
• Misalnya satu MSMHS.DBF yang sama akan digunakan seterusnya dalam sinkronisasi AP di DIKTI (mode append), sehingga pelaporan mahasiswa semester sekarang akan ditambahkan di baris terakhir file MSMHS.DBF dari pelaporan semester sebelumnya.
• Sinkronisasi ke DIKTI sebaiknya dilakukan oleh pihak institusi dengan dibantu support teknis dari PT. SAPUA bagi institusi yang baru pertama kali memakai modul DIKTI di AP.