Aplikasi Software Sistem Informasi Akademik

Tulisan ini ditujukan untuk memberikan gambaran dan pembuatan proposal dalam pengembangan aplikasi software Sistem Informasi Akademik .

Read more: http://www.academic-portal.net

Aplikasi Software Sistem Informasi Akademik

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Kehadiran teknologi komputer dengan kekuatan prosesnya telah memungkinkan pengembangan sistem informasi manajemen berbasis komputer. Dengan memanfaatkan teknologi komputer, didapat manfaat berupa kemudahan menyimpan, mengorganisasi dan melakukan pengambilan (retrieval) terhadap berbagai data. Didukung dengan perangkat lunak dan konfigurasi perangkat keras yang tepat, perusahaan dapat membangun sistem informasi manajemen yang handal dan berpengaruh secara signifikan terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Tulisan lengkap tentang Aplikasi software Sistem Informasi Akademik dapat

dilihat di sini

Umumnya kejadian yang sering terjadi pada perguruan tinggi ataupun akademi adalah keterbatasan pengolahan data yang dimulai dari pengolahan data untuk saringan ujian masuk calon mahasiswa , pengumuman hasil calon mahasiswa yang lulus , proses pendaftaran ulang , baik bagi calon mahasiswa baru maupun mahasiswa yang telah menjadi mahasiwa dari perguruan tinggi tersebut . Kejadian diatas merupakan salah satu proses yang merupakan interaksi antara bagian internal perguruan tinggi ataupun akademis yang diwakilkan oleh pengolahan data ataupun administrasi data yang telah disusun sedemikian rupa dengan proses dan prosedur-prosedur tertentu . Diharapkan dengan adanya suatu sistem pengolahan data antara user yang merupakan mahasiswa dan pengolahan yang merupakan bagian dari sistem akademik yang menerima inputan dari mahasiswa dan mengolahnya untuk melakukan kegiatan transaksi kegiatan perkuliahan dan kegiatan administrasi antara mahasiswa dan perguruan tinggi tersebut .

Kesulitan yang sering terjadi pada bagian internal perguruan tinggi adalah banyaknya pengolahan data yang memerlukan pengolahan dalam waktu yang relative singkat . Sebagai contoh antara pengolahan data mahasiswa yang mengambil mata kuliah dan kelas yang dengan pengajar dosen . Pada data-data diatas akan di dapat data-data transaksi berupa , data absensi , data mata kuliah , data transkrip nilai , data jadwal ujian , data biaya pembayaran ( status pembayaran mahasiswa ) , data dosen beserta atribut data gaji yang merupakan bagian dari sistem keuangan yang diterapkan pada sisi keuangan . Adanya kondisi dimana kebutuhan untuk pengolahan data yang lebih interaktif dimana pada saat ini begitu jauhnya penerapan teknologi informasi berbasis web yang sangat membantu dalam penyebaran informasi secara global .
Sehingga penerapan pengolahan data ataupun aplikasi berbasis web dapat di terapkan di Universitas ataupun akademi , sehingga interaksi antara user yang merupakan mahasiswa dan Universitas yang merupakan bagian dari sistem yang ada dapat melakukan transaksi kegiatan belajar mengajar ataupun kegiatan administrasi kampus secara on-line . Kombinasi antara teknologi web diharapkan dapat memudahkan penyebaran informasi detail dengan menggunakan interaksi teknologi SMS ( Short Message Service ) gateway , pada aplikasi ini informasi yang dibutuhkan oleh user / mahasiswa dapat di peroleh dengan menggunakan sms yang dikirimkan ke server SMS ( pada sisi universitas ) dimana data-data yang diolah tersebut sebelumnya merupakan data-data transaksi kegiatan antara mahasiswa dan universitas . Data-data internal Universitas diolah dengan menggunakan teknologi Komputer dengan menggunakan bahasa pemrograman , baik yang berbasis web ataupun berbasis visual programming .

Dengan keadaaan seperti ini dapat disimpulkan bahwa , dibutuhkan adanya Sistem Informasi Akademik yang terdiri dari 3 komponen yaitu :
1. Komponen Front End Web , interaksi antar muka untuk pengolahan data kebutuhan mahasiswa dan universitas .
2. Komponen Back End Web , merupakan komponen yang mengolah data antara inputan dari mahasiswa dan melakukan pengupdatean data-data tersebut baik untuk kegiatan belajar-mengajar ( bersangkutan dengan data-data dosen ) maupun untuk kegiatan administrasi .

Data-data tersebut dapat dibantu dengan penyebaran informasi menggunakan SMS Gateway .
3. Komponen Proses internal , terdiri dari Aplikasi sistem keuangan , Sistem Akademik internal dan Aplikasi pegawai yang terintegrasi.

1.2 Tujuan

Tujuan pengembangan Sistem Informasi Akademik ditujukan untuk melakukan kegiatan akademik yang terstruktur dan informatif , sehingga dapat dihasilkan proses kerja yang lebih baik dan maksimal dengan menggunakan penyimpanan data yang tersentralisasi yang dapat memudahkan kegiatan penambahan data, pencarian dan publishing data dengan menggunakan teknologi komputer . Modul pendukung dan modul yang terkait dengan Sistem Informasi Akademi bersangkutan dengan Aplikasi keuangan / kepegawaian .

Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan penerapan Sistem Informasi Akademik ini adalah :
1. Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui komputer yang terkoneksi secara intranet ataupun internet .
2. Kemudahan bagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi secara langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-data yang diinputkan oleh mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses pengolahan data
3. Penyimpanan data yang terstruktur dikarenakan Sistem Informasi Akademik menggunakan database yang tersimpan didalam komputer .
4. Updating informasi antara bagian administrasi akademik maupun dengan bagian keuangan yang merupakan validasi untuk status mahasiswa sehingga dapat melakukan kegiatan belajar mengajar , dimana terjadi interaksi data secara langsung tanpa memerlukan update data secara manual . Update data dari Sistem Keuangan dan Sistem Akademik merupakan proses penting dimana proses ini mengupdate status mahasiswa dalam interval waktu tertentu .
5. Kemudahan bagi pengajar untuk melakukan kegiatan belajar mengajar dimana pada komponen Front End Web dan komponen Back End Web dapat membantu para pengajar untuk menyampaikan informasi secara on-line dan menerima informasi secara on-line dari mahasiswa .
6. Pada sistem ini dapat mereduksi waktu yang dilakukan pada Sistem Akademik secara manual .
7. Pengolahan data keuangan yang lebih efektif dengan menggunakan aplikasi yang dapat mendukung proses keuangan dan proses kepegawaian .

1.3 Metode Pelaksanaan

Pelaksanaan pekerjaan dilakukan dalam beberapa tahapan kerja , antara lain :

• Tahap Tinjauan Sistem
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan fakta dan data pada sistem yang sedang berjalan dengan melakukan
o Pengumpulan dokumen
Dengan tujuan untuk mengetahui data yang terlibat dalam sistem . Dokumen-dokumen tersebut akan diklasifikasikan berdasarkan fungsi dan bagiannya masing masing sesuai dengan divisi yang terlibat .
o Wawancara
Wawancara dilakukan kepada pihak-pihak yang terkait dengan pengolahan data yang berhubungan dengan data asset terkait .

• Tahap Analisa Sistem
Tahapan ini merupakan tahapan yang dilakukan untuk menganalisa sistem secara lebih detail baik proses , prosedur dan fungsi sesuai dengan data-data yang telah dikumpulkan , tahapan-tahapan analisa sistem terbagi dalam beberapa tahapan yaitu :
o Analisa Requirement sistem , tahapan dimana requirement / kebutuhan sistem didefinisikan sesuai data-data fungsi dan proses yang terjadi pada sistem sebelumnya
o Analisa Proses , tahapan ini dilakukan untuk menganalisa proses-proses detail yang terjadi sesuai dengan transaksi yang berlaku pada sistem tersebut , proses dapat berupa insert , update dan delete .
o Analisa Data , tahapan ini merupakan tahapan untuk menganalisa data-data berupa report , dokumen , memo , rekap yang berhubungan dengan flow ataupun transaksi proses yang terjadi pada kegiatan sistem .
o Analisa Modul Sistem , tahapan ini dilakukan setelah tahapan sebelumnya selesai dilakukan . Pada tahapan Analisa Modul Sistem ini , dilakukan analisa pembagian terhadap modul-modul dan sub-modul yang menggunakan proses dan data yang telah di definisikan sebelumnya .

• Tahap Desain Sistem
Hasil tahap analisa dan evaluasi menjadi bahan yang digunakan dalam tahap desain atau perancangan sistem sebagai cara untuk mendapatkan pemecahan masalah alternative yang dapat diusulkan dalam pengembangan sistem . Dalam tahap ini dilakukan pemodelan untuk modul-modul , proses , database dan alur sistem yang akan dikembangkan. Tahapan ini terbagi dalam beberapa tahapan lainnya , yaitu :
o Desain Modul Dan Proses , pada tahapan ini akan dirancang modul-modul beserta proses yang terkait sesuai dengan bagian dan fungsinya .
o Desain Struktur Database , setelah melakukan perancangan modul dan proses maka akan dilakukan perancangan terhadap database sesuai dengan data-data yang terlibat dengan proses yang terjadi pada modul tersebut . Keterkaitan antar data-data yang terlibat di tuangkan dalam bentuk database .
o Desain Arsitektur system , tahapan ini dilakukan untuk perancangan arsitektur sistem sesuai dengan requirement sistem yang telah didefinisikan sebelumnya, arsitektur sistem dapat berupa arsitektur software maupun arsitektur hardware sebagai pendukung aplikasi .

• Tahap Prototyping dan Testing

Tahap ini dilakukan untuk melakukan pemodelan sistem dalam bentuk aplikasi , pemodelan dilakukan untuk mendapatkan model sistem yang paling ideal . Untuk melakukan evaluasi terhadap tahapan pemodelan sistem ini dilakukan testing . Evaluasi tersebut digunakan untuk perbaikan sistem sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan . Tahapan yang berkaitan dengan prototyping dan testing yaitu :
o Pengkodean program , modul-modul , proses dan data yang telah didesain dalam tahap desain sistem di tuangkan dalam bentuk aplikasi dengan melakukan pengkodean . Pengkodean program dibuat dalam bahasa visual dan database yang berbasis SQL .
o Prototype Database , pada tahapan ini dibuat pemodelan terhadap penyimpanan data , yaitu database yang berfungsi untuk selain menyimpan juga mengolah data tersebut berdasarkan program yang dibuat .
o Desain Template , Form , Menu & Report . Tahapan ini dilakukan untuk melakukan penyesuaian yang baik sehingga didapatkan sistem yang terstruktur ( Aplikasi ) dan report yang baik .
o Testing terhadap database , aplikasi dan hardware pendukung
Dilakukan untuk mengetahui kinerja sistem yang telah dibangun berikut dengan komponen yang terkait dengan kinerja sistem tersebut .

• Implementasi

Tahapan ini merupakan tahapan akhir dalam pengembangan aplikasi / sistem , dimana diharapkan aplikasi dapat di terapkan dalam kegiatan nyata yang berhubungan dengan sistem tersebut . Terdapat evaluasi dan perbaikan yang digunakan untuk penyempurnaan aplikasi sehingga dapat berjalan optimal sesuai dengan yang diharapkan .

BAB 2

Sistem Informasi Akademik

2.1 Deskripsi Umum

Sistem Informasi Akademik merupakan sistem yang mengolah data dan melakukan proses kegiatan akademi yang melibatkan antara mahasiswa , dosen , administrasi akademik , keuangan dan data atribut lainnya .
Sistem informasi Akademik melakukan kegiatan proses administrasi mahasiswa dalam melakukan kegiatan administrasi akademik , melakukan proses pada transaksi belajar-mengajar antara dosen dan mahasiswa , melakukan proses administrasi akademi baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik . Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa , sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa . Beberapa bagian yang bersangkutan dengan modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah Sistem Informasi Akademik , modul keuangan dapat berupa kegiatan transaksi akutansi ataupun kegiatan transaksi kepegawaian yang merupakan proses yang terjadi pada kegiatan di Universitas ataupun Akademik .

2.2 Deskripsi Modul
Dijelaskan beberapa modul yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akademik , yaitu :

1. Modul Registrasi Mahasiswa , terdiri dari proses registrasi ulang dimana mahasiswa melakukan pendaftaran ulang dengan mengisi formulir , berupa form manual ataupun form entry yang berbasis web ( Front End Web ), pencetakan kartu status sementara , update data antara mata kuliah , jadwal , dosen dan mahasiswa .

2. Modul Administrasi keuangan

2.1 Sub modul transaksi pembayaran dilakukan pada bagian administrasi keuangan , dimana terdapat aplikasi berupa form entry untuk data-data pembayaran dan melakukan update terhadap data mahasiswa & pencentakan slip pembayaran .
2.2 Sub modul Monitoring , dilakukan pengecekan data terhadap data-data mahasiwa yang belum melakukan pembayaran secara lunas , sehingga data-data mahasiswa secara administrasi keuangan dapat di monitor . Proses ini mendukung modul register dimana terjadi pengecekan terhadap mahasiswa yang sudah/belum membayar tunggakan , sehingga hanya mahasiswa yang telah membayar tunggakan dapat melakukan proses registrasi .
2.3 Sub modul Pelaporan , ditujukan untuk melakukan kegiatan pelaporan data keuangan , laporan berkala ataupun laporan harian transaksional . Modul ini dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan sistem .

3. Modul Internal Akademik

3.1 Sub modul transaksi, dimana dilakukan proses entry terhadap data-data dosen , kelas , jadwal , status , dan informasi tambahan yang dibutuhkan . Pada modul ini aplikasi dapat dikembangkan baik secara web ataupun dengan menggunakan Visual Programing.
3.2 Sub Modul Monitoring dimana dilakukan monitoring data terhadap kegiatan belajar mengajar dimana terdapat proses absensi terhadap data mahasiswa dan statistik data mahasiswa .
3.3 Sub Modul Pelaporan , terdapat proses pembuatan pelaporan terhadap kegiatan belajar mengajar yang dibuat secara terstruktur , sehingga informasi tersebut merupakan informasi yang valid untuk kegiatan pelaporan , baik pelaporan harian ataupun pelaporan terjadwal .

4. Modul Kepegawaian

4.1 Sub Modul transaksi Pegawai , sub modul yang ditujukan untuk pengolahan data pegawai , absensi , status , pangkat , cuti , indeks prestasi , gaji dan data atribut yang bersangkutan dengan pegawai .
4.2 Pelaporan & statistik

5. Modul Penerimaan Mahasiswa Baru

Modul ini melakukan proses penerimaan mahasiswa baru , dilakukan secara on-line melalui web . Pada modul ini terdapat entry data berupa data-data calon mahasiswa yang akan mendaftar ujian masuk , pencetakan kartu tanda ujian , transaksi data dan pelaporan data transaksi pendaftaran .

2.3 Skema Desain Arsitektur Sistem Informasi Akademik

2.4 Skema Network & Hardware Pendukung .

2.5 Perincian biaya
Perincian biaya yang diperlukan untuk pembangunan Aplikasi Sistem Informasi Akademik , infrastruktur hardware dan Jaringan

Harga perangkat Keras Komputer Server

Harga Software & Pengembangan Aplikasi

Terima kasih .

developed by http://www.academic-portal.net Sistem Informasi Akademik .

—————————————————————————————————————————————————————

Untuk informasi lebih lanjut dapat di klik disini atau disini untuk seputar teknologi informasi .

Skema ini dapat dikembangkan dengan software berbasis opensource dengan hitungan cost yang sangat jauh lebih murah .

Untuk database dapat digunakan : mysql , postgresql atau firebird .

Untuk disisi pemrograman , aplikasi back end menggunakan PHP dan di sisi inhouse menggunakan Java .

Sangat jauh lebih murah dan hanya membutuhkan biaya di sisi pengembangan aplikasi saja , karena dimana-mana juga , Programmer harus dibayar bukan ? Sistem informasi akademik ini juga sudah diimplemantisakan dibanyak tempat, untuk yang berminat dapat menghubungi saya atau tinggalkan alamat email anda . Korespondensi pembuka via email lebih private .

Read more: http://www.academic-portal.net