Fitur-Fitur Sistem Informasi Akademik (SIA) Berbasis Web

Fitur-Fitur Sistem Informasi Akademik (SIA) Berbasis Web

Fitur-fitur lengkap dan Fasilitas Sistem Informasi Akademik (SIA) Berbasis Web

A. Umum

• Tentang Aplikasi Sistem Informasi Akademik (SIA) Berbasis Web
  Sistem Informasi Akademik (SIA) berbasis web yang kami kembangkan merupakan sistem pengelolaan data-data akademik mahasiswa, data-data dosen, dan karyawan serta data-data alumni. Aplikasi dilengkapi dengan media informasi kampus.
• Kewenangan Akses
  Sistem Informasi Akademik (SIA) berbasis web memiliki kewenangan akses bertingkat, sehingga, dapat dikontrol oleh beberapa orang staf atau karyawan. Masing-masing pengelola dapat diberikan kewenangan yang berbeda-beda, sehingga fitur-fitur yang ada pada SIA dapat lebih cepat diimplementasikan pada lingkungan kampus.
• Catatan Akses (Log)
  Untuk bagian akademik sebagai bagian terpenting, Sistem Informasi Akademik (SIA) berbasis web memiliki catatan akses terhadap penambahan atau perubahan yang dilakukan pengelola, sehingga memudahkan untuk pemeriksaan di masa yang akan datang.

B. Fungsi Informasi

1. Fungsi Berita Teks
   Fasilitas untuk publikasi informasi/berita tentang perguruan tinggi.
   Fitur-fitur:
   • Memiliki unlimited kategori, sehingga berita yang akan dipublikasikan dapat diletakkan dalam kategori-kategori yang diinginkan.
   • SEO URL Friendly, dimana judul berita dapat dijadikan sebagai alamat URL berita, yang akan mempermudah mesin pencari dalam mengindex berita yang ada.
   • Fungsi untuk menambahkan gambar dalam berita yang akan dipublikasikan.
   • Fungsi pengiriman berita dan cetak berita bagi pengunjung
   • Fungsi untuk menyimpan berita dalam bentuk file digital (.pdf)
   • Fungsi pengaturan akses terhadap berita, meliputi:
     • pengaturan siapa saja yang dapat mengakses berita yang dipublikasikan dan akses berita lengkap.
     • pengaturan berapa lama sebuah berita dapat diakses pengunjung
     • Fungsi pengarsipan otomatis terhadap berita yang pernah dipublikasikan, sehingga memudahkan pengunjung mencari suatu berita pada tanggal publikasi yang diinginkan.
2. Fungsi Berita Foto
   Fasilitas untuk publikasi informasi/berita tentang perguruan tinggi dalam bentuk foto yang akan ditampilkan dibagian atas dari berita teks.
   Fitur-fitur:
   • Memiliki unlimited kategori, sehingga berita foto yang akan dipublikasikan dapat diletakkan dalam kategori-kategori yang diinginkan.
   • Berita foto yang ditampilkan akan berganti secara otomatis.
   • Berita foto yang akan dimasukkan dapat ditambahkan teks keterangan foto.
3. Fungsi Artikel
   Fasilitas untuk publikasi karya-karya ilmiah civitas atau pihak lain yang ingin mempublikasikan artikelnya di situs kampus.
   Fitur-fitur:
   • Memiliki unlimited kategori, sehingga artikel yang akan dipublikasikan dapat diletakkan dalam kategori-kategori yang diinginkan.
   • SEO URL Friendly, dimana judul artikel dapat dijadikan sebagai alamat URL artikel, yang akan mempermudah mesin pencari dalam mengindex artikel yang ada.
   • Fungsi untuk menambahkan foto penulis dalam artikel yang akan dipublikasikan.
   • Fungsi pengiriman artikel dan cetak artikel bagi pengunjung
   • Fungsi untuk menyimpan artikel dalam bentuk file digital (.pdf)
   • Fungsi pengaturan akses terhadap artikel, meliputi:
     • pengaturan siapa saja yang dapat mengakses artikel yang dipublikasikan dan akses artikel lengkap.
     • pengaturan berapa lama sebuah artikel dapat diakses pengunjung
4. Fungsi Agenda Acara
   Fasilitas untuk menampilkan jadwal acara yang akan dilakukan civitas.
   Fitur-fitur:
   • Memiliki unlimited kategori, sehingga jadwal acara yang akan dimasukkan dapat diletakkan dalam kategori-kategori yang diinginkan.
5. Fungsi Galeri
   Fasilitas untuk publikasi foto-foto kegiatan civitas.
   Fitur-fitur:
   • Memiliki unlimited kategori, sehingga foto dapat diletakkan dalam kategori yang diinginkan.
   • Animasi tampil untuk foto dalam ukuran sebenarnya, menggunakan ajax lightbox.
   • Fungsi untuk memindahkan, menghapus atau mengganti nama foto yang ada.
   • Fungsi pengiriman foto bagi pengunjung untuk ditampilkan pada situs.
   • Fungsi untuk menampilkan foto-foto yang ada dalam galeri secara random.
6. Fungsi RSS Sindikasi
   Fasilitas untuk situs lain yang ingin menampilkan judul berita-berita terbaru yang ada di situs kampus, yang dapat digunakan oleh situs lain untuk menampilkan judul berita pada situs kampus, sehingga akan semakin mempopulerkan situs kampus.
   
7. Fungsi RSS Reader
   Fasilitas untuk menampilkan judul berita-berita terbaru dari situs lain yang menyediakan fasilitas RSS Sindikasi.
   
8. Fungsi Feedback (Buku Tamu)
   Fasilitas bagi pengunjung meninggalkan pesan atau komentar yang akan ditampilkan pada situs kampus.
   
9. Fungsi Jajak Pendapat (Polling)
   Fasilitas untuk melakukan jajak pendapat kepada pengunjung terkait dengan suatu hal yang diinginkan.
   
10. Fungsi Forum Diskusi
    Fasilitas untuk berdiskusi antara pengunjung dengan staf pengajar, pengelola atau dengan yang lainnya.
    
11. Fungsi Pencarian
    Fasilitas untuk mencari data/informasi yang ada di dalam situs.

C. Fungsi Akademik

1. Master Perguruan Tinggi (PT) dan Badan Hukum
   Fasilitas ini berguna untuk memasukkan data-data perguruan tinggi dan badan hukum ke dalam aplikasi Sistem Informasi Akademik (SIA) yang akan digunakan terutama untuk ekspor data SIA ke dalam database EPSBED Dikti.
   
2. Kurikulum Perkuliahan
   Fasilitas ini berguna untuk menampilkan kurikulum perkuliahan.
   Fitur-fitur:
   • Menampilkan kurikulum perkuliahan meliputi kode mata kuliah, sks (sks teori, sks praktek, sks praktek lapangan), semester pelaksanaan, staf pengajar dan mata kuliah prasyarat.
     Fitur ini juga dilengkapi dengan fasilitas untuk menambahkan SAP (Satuan Acara Perkuliahan).
   • Kurikulum dapat ditampilkan menurut per semester atau menurut per abjad.
   • Sistem pencarian mata kuliah berbasiskan Ajax, sehingga proses pencarian cepat dan praktis.
3. Profil Dosen
   Fasilitas untuk data-data dosen.
   Fitur-fitur:
   • Perubahan data dapat dilakukan oleh yang bersangkutan.
   • Profil dosen dapat ditambah dengan foto
   • Perubahan data dapat dilakukan sendiri oleh dosen bersangkutan.
   • Untuk privasi dosen, beberapa isian seperti nomor telpon atau alamat dapat diatur oleh yang bersangkutan agar tidak ditampilkan kepada pengunjung.
4. Profil Karyawan
   Fasilitas untuk data-data karyawan.
   Fitur-fitur:
   • Perubahan data dapat dilakukan oleh yang bersangkutan.
   • Profil karyawan dapat ditambah dengan foto
   • Perubahan data dapat dilakukan sendiri oleh karyawan bersangkutan.
   • Untuk privasi karyawan, beberapa isian seperti nomor telpon atau alamat dapat diatur oleh yang bersangkutan agar tidak ditampilkan kepada pengunjung
5. Profil Mahasiswa
   Fasilitas untuk data-data mahasiswa.
   Fitur-fitur:
   • Isian data akademik mahasiswa seperti NPM (No. BP), Penasehat Akademik, dll
   • Isian biodata mahasiswa, seperti nama lengkap, telpon, tempat dan tgl lahir, alamat, dll.
   • Isian biodata sekolah mahasiswa, seperti nama SMA asal, jurusan dan tahun tamat.
   • Isian biodata pekerjaan mahasiswa (jika sudah bekerja), meliputi nama instansi/institusi, alamat, no. telpon, jabatan, dll.
   • Isian biodata orangtua, meliputi data ayah dan ibu mahasiswa.
   • Khusus untuk mahasiswa transfer, tersedia isian kampus asal, program studi asal, npm asal dan sks yang diakui.
   • Perubahan data dapat dilakukan sendiri oleh mahasiswa bersangkutan.
   • Untuk privasi mahasiswa, beberapa isian seperti nomor telpon atau alamat dapat diatur oleh yang bersangkutan agar tidak ditampilkan kepada pengunjung.
6. Profil Alumni
   Fasilitas ini berguna untuk data-data alumni. Selain data alumni secara otomatis ditambah saat status data mahasiswa dirubah menjadi alumni, alumni yang belum tercatat juga dapat melakukan pendaftaran menggunakan blanko yang ada.
   Fitur-fitur:
   • Blanko pendaftaran alumni yang dapat diisi oleh pengunjung.
     Nantinya alumni yang mendaftar secara online tersebut, statusnya akan ditandai belum divalidasi pengelola, sampai pengelola merubah statusnya menjadi valid.
   • Perubahan data dapat dilakukan sendiri oleh alumni bersangkutan.
   • Fasilitas pencarian data alumni yang ada.
   • Untuk privasi alumni, beberapa isian seperti nomor telpon atau alamat dapat diatur oleh yang bersangkutan agar tidak ditampilkan kepada pengunjung.
7. Pembagian Tugas Mengajar
   Fasilitas untuk melakukan pembagian tugas dosen berdasarkan mata kuliah dan kelas yang akan diajar. Fitur ini nantinya akan berguna untuk pengajuan KRS Semester oleh mahasiswa.
   Fitur-fitur:
   • Semester pembagian tugas.
   • Dosen mata kuliah dan kelas yang diasuh.
   • Penentuan lokal/gedung yang akan digunakan.
   • Penentuan jadwal matakuliah akan dilakukan.
   • Kapasitas lokal dari matakuliah.
8. Pendaftaran KRS Semester
   Adalah fasilitas bagi mahasiswa untuk melakukan pengisian Kartu Rencana Studi secara online.
   Fitur-fitur:
   • Mata kuliah ditampilkan berdasarkan semester.
   • Pemeriksaan prasyarat (ada/tidak) mata kuliah yang akan diajukan oleh mahasiswa.
     Jika mata kuliah memiliki prasyarat, baru dapat diajukan jika nilai mata kuliah prasyarat minimal D.
   • Pemeriksaan kapasitas lokal matakuliah yang akan diajukan. Jika kapasitas sudah terpenuhi, maka mahasiswa tidak akan dapat lagi mengajukan matakuliah tersebut.
   • Jumlah maksimal SKS yang diajukan akan dibatasi berdasarkan IP mahasiswa bersangkutan pada semester sebelumnya.
   • Pencatatan tanggal dan jam pengajuan KRS oleh mahasiswa.
   • Fasilitas pencetakan KRS Mahasiswa untuk masing-masing mahasiswa dan Tata Usaha Fakultas.
   • Rekap mata kuliah dan sks dalam bentuk file .xls (Excel) untuk perhitungan pembayaran uang kuliah masing-masing mahasiswa.
   • Fasilitas koreksi KRS untuk TU Fakultas terhadap KRS mahasiswa.
   • Pencatatan tanggal, jam dan orang yang melakukan koreksi KRS yang dilakukan TU Fakultas.
   • KRS hanya dapat diakses pada jadwal yang ditentukan TU Fakultas.
9. Pendaftaran KRS Semester Pendek
   Adalah fasilitas bagi mahasiswa untuk melakukan pengisian KRS Semester Pendek secara online.
   Berbeda dengan semester biasa, dalam Semester Pendek, mata kuliah yang dapat diajukan adalah mata kuliah yang telah pernah diambil oleh mahasiswa bersangkutan.
   Fitur-fitur:
   • Mata kuliah yang akan ditampilkan adalah mata kuliah semester ganjil dan genap.
   • Mata kuliah yang akan ditampilkan adalah mata kuliah yang telah pernah diambil oleh mahasiswa dan dengan range nilai B- s/d E
   • Jumlah maksimal SKS yang dapat diajukan adalah 9 SKS atau maksimal 3 mata kuliah.
   • Fasilitas pencetakan KRS SP Mahasiswa untuk masing-masing mahasiswa dan Tata Usaha Fakultas.
   • Pencatatan tanggal dan jam pengajuan KRS SP oleh mahasiswa.
   • Rekap mata kuliah dan sks dalam bentuk file .xls (Excel) untuk perhitungan pembayaran uang kuliah masing-masing mahasiswa.
   • Fasilitas koreksi KRS SP untuk TU Fakultas terhadap KRS SP mahasiswa.
   • Pencatatan tanggal, jam dan orang yang melakukan koreksi KRS SP yang dilakukan TU Fakultas.
   • KRS SP hanya dapat diakses pada jadwal yang ditentukan TU Fakultas.
10. Absensi Kuliah Mahasiswa per Matakuliah
    Fasilitas ini berguna untuk mencetak absensi kuliah mahasiswa per matakuliah yang dilaksanakan.
    
11. Absensi Ujian Tengah Semester/Absensi Ujian Akhir Semester
    Fasilitas ini berguna untuk mencetak absensi ujian tengah semester/ujian akhir semester mahasiswa.
    
12. Catatan Statistik Kelas
    Fasilitas ini berguna untuk melihat jumlah peserta/mahasiswa dari suatu matakuliah.
    
13. Entri Nilai
    Fasilitas ini berguna untuk mengentrikan nilai mahasiswa. Nilai mahasiswa yang dientrikan adalah nilai akhir, dan dengan format angka. Aplikasi SIA sendiri secara otomatis akan mengkonversinya menjadi angka dan huruf, berdasarkan ketentuan nilai yang ditetapkan pihak Dikti.
    
    Nilai mahasiswa yang dapat dientrikan adalah mahasiswa yang tercatat pada KRS. Jika tidak, nilai mahasiswa hanya dapat dientrikan pada bagian Entri Nilai Manual.
    
14. Entri Nilai Manual
    Fasilitas ini berguna untuk mengentrikan nilai mahasiswa transfer atau nilai mahasiswa lama.
    
15. Lembaran Hasil Studi & Transkip
    Failitas ini berguna untuk melihat hasil studi yang telah dilakukan seorang mahasiswa, yang dapat mempermudah mahasiswa dalam merencanakan studi perkuliahannya.
    Fitur-fitur:
    • Input nilai berdasarkan mata kuliah pada KRS/KRS SP Online yang diajukan mahasiswa.
    • Jika terjadi pengulangan mata kuliah, nilai yang akan diambil adalah nilai tertinggi.
    • Fasilitas pencetakan LHS berdasarkan semester.
    • Fasilitas pencetakan Transkip nilai.
    • Pencatatan jumlah dan kapan LHS atau Transkip dicetak.
16. Struktural Fakultas
    Fasilitas ini berguna untuk bagian struktural fakultas. Data dari struktural sendiri akan digunakan dibanyak fungsi lain, seperti Transkip, LHS dan bagian-bagian lain.
    
17. Database Skripsi Mahasiswa
    Fasilitas ini merupakan database skripsi yang telah dilakukan mahasiswa dan telah lulus dalam sidang skripsi.
    Fitur-fitur:
    • Judul dan abstrak dari skripsi mahasiswa.
    • Nama dan NPM mahasiswa yang membuat skripsi.
    • Pembimbing I & II skripsi mahasiswa.
    • Tanggal pendaftaran skripsi.
    • Tim penguji skripsi mahasiswa.
    • Tanggal dan nilai yudisim.
    • Tanggal dan periode wisuda mahasiswa.
18. Pendaftaran Mahasiswa Baru
    Fasilitas ini berguna untuk pendaftaran mahasiswa baru secara online.
    Fitur-fitur:
    • Blanko pendaftaran hanya dapat diakses disaat jadwal yang ditentukan.
    • Blanko berisikan isian data-data calon mahasiswa yang harus dilengkapi.
19. e-Learning
    Fasilitas untuk dosen meletakkan bahan-bahan perkuliahan.
    Fitur-fitur:
    • Akses bahan perkuliahan dapat dibatasi.
    • Pengelompokkan bahan perkuliahan dapat dibagi dalam folder-folder terpisah.
    • Proses upload bahan perkuliahan praktis, karena file yang diupload linknya langsung muncul.
20. Kalender Akademik
    Fasilitas untuk menampilkan kalender akademik selama satu tahun akademik.
    
21. Pengumuman
    Fasilitas untuk menempatkan pengumuman kepada mahasiswa.
    
22. Konsultasi Online
    Sebagai lembaga pendidikan tingkat universitas yang berdasarkan pada Tri Dharma Perguruan Tinggi, fitur ini berguna untuk memberi bantuan konsultasi kepada masyarakat luas yang membutuhkan.
    Fitur-fitur:
    • Fasilitas bagi masyarakat (pengunjung) untuk mengajukan pertanyaan dan tim penanggung jawab konsultasi dapat menjawabnya secara online.
    • Klasifikasi pertanyaan dapat dikelompokkan dalam kategori-kategori yang sesuai.
    • Sistem pencarian terhadap pertanyaan dan jawaban yang telah ada.
    • Sistem koreksi atau penghapusan terhadap pertanyaan atau jawaban yang telah ada.

D. Fungsi Administrasi

Fasilitas ini berguna untuk urusan administrasi mahasiswa.
Fitur yang ada:

• Surat Keterangan Kuliah
  Mahasiswa status aktif dapat mencetak Surat Keterangan Masih Kuliah dan membawanya ke tata usaha untuk validasi.
  
• Surat Penelitian
  Fasilitas ini berguna bagi mahasiswa yang akan melakukan penelitian untuk mencetak surat yang dibutuhkan.

E. Fungsi Ekspor Data

Fasilitas ekspor data ini berguna untuk mengekspor data-data akademik ke dalam format lainnya.

Dalam Sistem Informasi Akademik (SIA) berbasis web yang kami kembangkan, selain fasilitas ekspor ke dalam file format .xls, juga tersedia fasilitas ekspor ke dalam aplikasi EPSBED Dikti.

Jika ekstensi php_dbase diaktifkan pada PHP yang terinstall pada server, maka dapat dilakukan ekspor secara otomatis ke dalam database EPSBED yang berformat .dbf. Namun jika php_dbase tidak tersedia, pengelola dapat melakukan ekspor data ke dalam bentuk .xls yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan database EPSBED, dan kemudian melakukan copy-paste ke dalam database EPSBED.

Berikut data-data yang diekspor ke EPSBED:

• Master perguruan tinggi
• Master badan hukum
• Master program studi
• Master dosen
• Master mahasiswa
• Master kurikulum
• Transaksi mengajar dosen per semester
• Transaksi LHS mahasiswa per semester
• Transaksi KRS mahasiswa per semester
• Transaksi Aktivitas kuliah mahasiswa (IP Semester, Jumlah matakuliah semester, IP Kumulatif, dan total SKS ditabung