FITUR SISTEM INFORMASI AKADEMIK: ACADEMIC PORTAL : ACADEMIC

FITUR SISTEM INFORMASI AKADEMIK: ACADEMIC PORTAL : ACADEMIC

ACADEMIC

Berisi modul-modul yang berkaitan dengan kegiatan akademik perguruan tinggi sebagai berikut:

Modul-modul berikut adalah yang berkaitan dengan administratif kegiatan perkuliahan. Pada gambar di atas, posisinya adalah modul-modul yang berada di oval bujursangkar bagian tengah.

	Semester Pembuatan nama-nama semester. Pembuatan waktu semester: daftar ulang, tambah/kurang, UTS, UAS, dan pembayaran. Kalender Academic: Pembuatan informasi yang akan ditampilkan di kalender akademik dengan jumlah kegiatan yang tidak terbatas. Fakultas, Program Studi & Progam Kuliah (Kelas reguler dan kelas Khusus lainnya): Pembuatan Fakultas/Program Studi/Program Kuliah dengan jumlah yang tidak terbatas, lengkap dengan informasi DIKTI dan BAN.
	SKS dan NIlai: Maksimum SKS yang diperkenankan diambil mahasiswa per semester pada saat daftar ulang bersesuaian dengan Index Prestasi Sementara (IPS) yang dicapai mahasiswa. Konversi nilai numerik ke nilai mutu (A, B, C, dst.). Konversi nilai IPK ke dalam predikat kelulusan Manual Penerimaan dan Pembatalan Mahasiswa: Untuk mendaftarkan calon mahasiswa ke suatu Program/Jurusan, dan untuk membatalkan proses penerimaan mahasiswa. Status Mahasiswa: Perubahan Status Mahasiswa Per Semester: Aktif, Non-Aktif, Cuti, Lulus, Keluar, Drop Out/Putus Studi, dll. Perubahan Status Dosen Per Semester: Aktif Mengajar,Cuti, Keluar, Studi Lanjut, Tugas di Intsansi lain, Almarhum, Pensiun dll.
	Mata Kuliah: Pembuatan mata kuliah beserta informasi lainnya yang dibutuhkan seperti: jumlah SKS mata kuliah, status mata kuliah wajib/pilihan, mata kuliah prasyarat, SKS minimum yang harus telah diambil, minimum semester yang disyaratkan harus diambil. Kurikulum: Pendefinisian kurikulum yang digunakan untuk suatu program kuliah tertentu. Kurikulum tersebut akan tampil sesuai dengan semester dan jurusan yang sedang berjalan. Kelas: Pembuatan kelas-kelas yang bersesuaian dengan mata kuliah yang telah didefinisikan. Identik dengan ruang kelas di mana mata kuliah tersebut diadakan Kapasitas Kelas: Pendefinisian kapasitas dari kelas-kelas yang telah dibuat Pengajar Kelas: Pendefinisian pengajar untuk kelas-kelas yang telah dibuat Jadwal Kelas: Pendefinisian Jadwal Kuliah serta silabus perkuliahan Print Out Daftar Hadir Kuliah: Daftar peserta per kelas mata kuliah dapat dicetak dalam bentuk PDF
	Setting Proses Daftar Ulang Memungkinkan proses daftar ulang dengan atau tanpa persetujuan pembimbing Memungkinkan proses daftar ulang dengan pembatasan bahwa mahasiswa yang sudah melunasi komponen biaya tertentu saja yang diijinkan (pembacaan komponen biaya langsung dari data Student Finance) Memungkinkan pemilihan apakah jadwal perkuliahan ditentukan sebelum proses registrasi atau setelah proses registrasi. Proses Daftar Ulang: Memungkinkan durasi waktu buka dan tutup daftar ulang dan tambah/kurang berbeda-beda untuk tiap-tiap jurusan. Mata kuliah yang ditawarkan pada proses daftar ulang adalah hanya mata kuliah yang relevan dan memenuhi kondisi mahasiswa yang bersangkutan (baik itu dari segi IPS, prasyarat, program, dll.). Mahasiswa dapat memilih mata kuliah dari kurikulum yang ditawarkan. Mahasiswa tidak dapat memilih suatu mata kuliah jika: kapasitas penuh, ada mata kuliah prasyarat yang belum diambil, atau prasyarat lainnya. Jika ingin memperbaiki nilai suatu mata kuliah, si mahasiswa dapat mengambil lagi mata kuliah yang pernah diikuti pada semester-semester sebelumnya. Mahasiswa dapat juga mengambil mata kuliah dari jurusan lain, asalkan prasyaratnya terpenuhi. Cetak KRS & Transkrip: Cetak KRS dan transkrip sementara dalam bentuk .pdf
	Proses Pembayaran Pembayaran biaya kuliah secara bertahap atau cicilan. Pembayaran tagihan semester ini atau tagihan semester-semester berikutnya. Otomatis mengkalkulasi biaya mata kuliah yang sedang diambil. Penambahan komponen pembayaran khusus untuk mahasiswa tsb, misal denda perpustakaan, biaya ganti merusakkan alat-alat lab, dll. Otomatis menambahkan denda jika mahasiswa telat membayar. Print kwitansi tanda terima pembayaran mahasiswa. Otomatis mengkalkukasi komponen pembayaran yang telah didefinisikan sebelumnya seperti uang gedung, uang pangkal, uang wisuda, uang peginapan, uang praktikum, dll. (hanya jika fitur 'Komponen Biaya' diaktifkan). Biaya Kuliah Pendefinisian biaya kuliah berdasarkan SKS. Pendefinisian biaya kuliah berdasarkan per mata kuliah. Komponen Biaya Pendefinisian komponen biaya yang telah didefinisikan seperti uang gedung, uang pangkal, uang wisuda, uang penginapan, dll. Pendefinisian komponen biaya yang sifatnya berulang dan ditambahkan secara otomatis untuk jurusan, semester, dan/atau tahun semester tertentu, seperti uang praktikum, uang asuransi kesehatan, dll. Pendefinisian komponen biaya lain-lain yang khusus untuk mahasiswa tersebut seperti denda perpustakaan, biaya ganti merusakkan alat-alat lab, dll. Pendapatan Mahasiswa Pendefinisian pendapatan mahasiswa yang diberikan langsung ke universitas, seperti beasiswa, donor, grant, dll. System akan otomatis mengkalkulasi pendapatan mahasiswa dan dikurangkan pada tagihan mahasiswa. Report Ageing report yang digunakan untuk melihat tagihan-tagihan yang belum dibayarkan oleh mahasiswa kepada institusi dengan jatuh tempo pada tanggal tertentu. Cash Flow Statement yang digunakan untuk melihat uang keluar masuk ke institusi. Status Pembayaran Mahasiswa Secara online mahasiswa dapat mengatahui tagihan yang harus dibayarkannya tiap semester. Mahasiswa dapat mengetahui track record pembayaran-pembayaran yang telah dilakukan pada semester-semester sebelumnya.
	Korelasi Mahasiswa dan Pembimbing akademik Mahasiswa dapat mengetahui siapa dosen pembimbing akademiknya. Dosen akan tahu siapa saja mahasiswa yang dibimbingnya. Akan dapat diketahui siapa saja dosen-dosen yang belum memiliki mahasiswa bimbingan Korelasi Mahasiswa dan Pembimbing Tugas Akhir Mahasiswa dapat mengetahui siapa dosen pembimbing TA-nya. Dosen akan tahu siapa saja mahasiswa yang dibimbingnya. Akan dapat diketahui siapa saja dosen-dosen yang belum memiliki mahasiswa bimbingan. Akan dapat diketahui siapa saja mahasiswa yang seharusnya sudah mengambil tugas akhir namun belum punya pembimbing
	Mengatur jadwal ujian Pembuatan jadwal UTS dan UAS, penentuan ruangan serta pengawas ujian. System akan secara otomatis mengidentifikasi jika pada tanggal dan jam yang sama ada ruangan yang bentrok dipakai untuk ujian mata kuliah lain. Juga secara otomatis dapat mengidentifikasi jika waktu ujiannya bentrok dengan ujian mata kuliah yang lain di jurusan yang sama
	Konfigurasi Kelulusan Dari nilai-nilai yang telah dimasukkan dalam system Academic Portal, modul ini secara otomatis akan mengeluarkan nilai mutu, status kelulusan, dll bagi seorang mahasiswa. Statistik seperti Percentile/Class/Level/Faculty/In-Take, ranking & grade berikut kurva seperti Bell Curve. Form Wisuda Untuk mahasiswa yang telah mengambil tugas akhir, mahasiswa tersebut dapat mengisi form tentang kapan dia ingin diwisuda. Predikat Kelulusan Staff akademik dapat mentukan standard predikat kelulusan yang ditulis dalam ijazah, apakah Memuaskan, Sangat Memuaskan, Cumlaude, Summa Cumlaude, dll. (Misal dari IPK sekian sampai sekian, predikatnya apa, dll.)
	Secara otomatis mata kuliah yang pernah diambil Untuk mata kuliah yang diulang, nilai yang terbaik yang diambil Tersedia form untuk menambah mata kuliah yang tidak termasuk dalam kurikulum (mahasiswa pindahan) ‏ Cetak transkrip
	Pengisian form kehadiran berdasarkan kelas perkuliahan dan dosen Menampilkan informasi kehadiran dosen rincian tanggal pertemuan dan mahasiswa yang hadir Informasi tanggal-tanggal pertemuan kelas perkuliahan yang diikuti mahasiswa

Berikut ini adalah modul-modul penunjang kegiatan perkuliahan. Pada diagram di atas, posisnya adalah berada pada jajaran paling atas.

	Pendaftaran Online: Single Account untuk proses pendaftaran, yang dengan account tsb bisa: mengisi formulir pendaftaran secara bertahap tidak harus pada saat itu selesai; mengetahui persyaratan pendaftaran yang telah masuk; mengetahui informasi yang sehubungan dengan pendaftaran calon yang bersangkutan, seperti no. test dan tempat test; mengetahui status kelulusan proses pendaftaran si calon; sebagai media komunikasi sang calon dengan staff admission; mengetahui jumlah pendaftar pesaing dalam jurusan yang diminati. Mendukung untuk proses pendaftaran mahasiswa pindahan. Mencetak kartu ujian secara mandiri. Admission Setup: Pendefinisian gelombang pendaftaran kapan dibuka dan ditutupnya. Persyaratan Penerimaan: Syarat-syarat yang diperlukan untuk proses pendaftaran, spesifik untuk Program/Jurusan tertentu. Review Calon Mahasiswa: Review terhadap nilai test standard seperti TOEFL, GRE, dll. Review terhadap persyaratan pendaftaran dan status pembayaran. Pendefinisian lokasi dan waktu ujian penerimaan. Pesan pribadi dari staff penerimaan ke calon pendaftar sehubungan dengan status pendaftarannya. Calon yang diterima sebagai mahasiswa secara otomatis akan dibuatkan student account pada Academic Portal. Statistik Pendaftar: Informasi statistik calon mahasiswa seperti: jurusan mana yang banyak diminati, perbandingan jumlah pendaftar yang diterima dan tidak.
	Sistem Informasi Penelitian Pengelolaan jurnal penelitian. Pengelolaan kerja sama penelitian. Pengelolaan seminar, pelatihan, atau lokakarya penelitan. Pengelolaan profil peneliti. Disesuaikan dengan laporan yang diminta DIKTI.
	Cataloging: Mengkatalogkan berbagai macam material dalam bentuk serial, buku, gambar, dsb. Web-OPAC (Online Public Access Catalog): Pencarian buku, serial, atau media lainnya, berdasarkan judul, pengaran, subjek, penerbit, dll., dan melihat status sirkulasi apakah material yang dicari tersedia atau tidak. Circulation: Memonitor material perpustakaan yang keluar dan masuk. Report yang berhubungan dengan fitur-fitur di atas. Pelanggan (dosen, mahasiswa, dan staff akademik) dapat melakukan reserve material perpustakaan dan melihat history buku-buku yang dipinjamnya.
	Evaluasi mata kuliah dan dosen Mahasiswa dapat melakukan evaluasi terhadap mata kuliah-mata kuliah yang diikutinya, termasuk komentar terhadap dosen yang mengajarnya. Evaluasi hanya dapat dilakukan dalam durasi waktu tertentu. Di luar durasi tsb, mahasiswa tidak dapat melakukan evaluasi Analisa hasil evaluasi Hasil evaluasi dimunculkan dalam bentuk format tertentu yang memudahkan dosen atau admin untuk melakukan analisa

Sedangkan modul-modul berikut adalah modul-modul yang berkaitan langsung dengan user dan partner perguruan tinggi, dalam hal ini adalah mahasiswa, orang tua, dan tenaga pengajar. Pada diangram di atas, posisinya berada paling kanan, yang menggambarkan bahwa modul tersebut sebagai pintu masuk bagi user-user tersebut untuk mengakses resource kampus.

	Daftar Hadir Perkuliahan Staff dapat memasukkan daftar hadir perkuliahan per pertemuan serta bisa melakukan perbandingan ketepatan kehadiran dosen dengan jadwal kuliah yang sudah ditetapkan Profil Mahasiswa Informasi dan background pribadi seperti alamat rumah, alamat email , dll. Mahasiswa diperkenankan untuk mengedit informasi yang sudah tidak relevan (misal alamatnya sudah berubah) Menampilkan informasi riwayat status pendidikan per semester Konsultasi private dengan dosen pembimbing Mahasiswa dapat konsultasi private dengan dosen pembimbingnya, via private message Kuliah dan Ujian Menampilkan informasi tentang mata kuliah-mata kuliah yang pernah dia ambil serta jadwal perkuliahannya per semester. Menampilkan Informasi ujian tengah semester serta ujian akhir semester Daftar hadir Menampilkan Informasi daftar hadir perkuliahan yang diikuti Print transkip Secara mandiri mahasiswa dapat melakukan print draft traskript dari modul ini. Format transkrip-nya disesuaikan dengan masing-masing universitas
	Profil Dosen Profile data pribadi dosen, termasuk di dalamnya ada foto dosen. Dosen yang bersangkutan dapat mengubah data-data yang relevan Daftar mata kuliah yang sedang diajar Dosen akan dapat mengetahui mata kuliah apa saja yang diajarnya, hari apa saja, jam berapa, di mana ruangannya, dan informasi yang relevan lainnya History mata kuliah yang pernah diajarkan Memungkinkan dosen untuk melihat detail history mata kuliah-mata kuliah yang pernah diajarkannya, berikut detail mahasiswanya siapa saja, nilai-nilainya, activitasnya apa saja, dll Melayani Konsultasi private dari mahasiswa bimbingan Dapat membaca serta mengirimkan pesan kepada Mahasiswa bimbingan Pengisian Nilai Memungkinkan pengisian nilai oleh masing-masing dosen pengajar. Nilai hanya bisa diisi/diubah pada waktu tertentu yang sudah dikonfigurasi sebelumnya di tanggal semester. Daftar Hadir Dosen Menampilkan informasi kehadiran dosen bersangkutan
	Parent Login & Student Monitoring Orang tua dapat login ke system Academic Portal, dan dapat memonitor kegiatan akademik anaknya. Kegiatan akademik yang dapat dimonitor antara lain: Mata kuliah yang diambil berikut nilai akademiknya, Nilai-nilai tersebut dapat ditampilkan dalam bentuk transkrip akademik standard institusi. Ditampilkan juga IPK anaknya, Jadwal akademik dan jadwal kuliah yang diikuti anaknya, Status keuangan yang dibayarkan. Parent - Teacher - Staff Communication Memungkinkan berkomunikasi dengan dosen pembimbing anaknya via private message dan email. Memungkinkan berkomunikasi dengan staff jurusan via private message dan email