USER GUIDE SISTEM INFORMASI AKADEMIK: STAF PENERIMAAN MAHASISWA BARU

Mengenal Sistem PMB (Penerimaan Mahasiswa Baru)

Proses yang terkait dengan PMB pada sistem akademik portal ditangani oleh modul Admission_Pro, mulai dari pembuatan jadwal, persyaratan registrasi, sampai dengan proses daftar-ulang mahasiswa ke dalam database institusi.

Objek dari sistem PMB adalah calon mahasiswa, baik berasal dari luar (mahasiswa baru), maupun dari dalam institusi sendiri (pindah prodi).

Sistem PMB menangani ini proses pendaftaran secara Online maupun Offline. Perbedaan sistem Online dan Offline hanya terkait dengan fasilitas pendaftaran yang digunakan oleh calon pendaftar di awal masa PMB, yaitu apakah mereke mengisi pendaftaran melalaui formulir online ataukan formulir fisik. Suatu jadwal PMB dapat memiliki fasilitas online atau tidak tergantung dari setting yang dikelola oleh Staf PMB.

Seperti apa detail-nya? hal itu akan kita lihat pada bab-bab lebih lanjut.

Siapakah yang menjadi Staff PMB?

Staff PMB adalah user portal yang terdaftar ke dalam group yang ditunjuk menjadi Admin modul Admission_Pro, misalnya group Staff PMB.

Agar Staff PMB dapat menajlankan fungsi admin, pada bagian permission portal perlu di-set kondisi sbb:

Staff PMB    Admission_Pro::    .*    Admin 

Alur Proses PMB

Urutan proses yang terjadi pada sistem PMB adalah sebagai berikut:

1. Staf membuka pendaftaran dengan cara membuat data jadwal PMB lengkap dengan jadwal dan ruang ujian beserta biaya-biaya dan persyaratan yang dibutuhkan. Staf juga perlu melakukan setting passing grade tiap-tiap program kuliah pada tiap semester.
2. Calon mahasiswa mengisi formulir pendaftaran, bisa via online atau mengisi formulir fisik tergantung seting jadwal PMB. Staf mengentri data secara manual jika calon tidak mengisi secara online.
3. Staf melakukan monitoring data calon mahasiswa, mengupadate status atau melakukan perubahan data jika diperlukan.
4. Setelah masa ujian berakhir, Staf melakukan proses Entri Nilai
5. Untuk menentukan kelulusan calon mahasiswa berdasarkan passing grade, Staf dapat melakukan Grading secara masal.
6. Calon mahasiswa bisa melihat hasil pengumuman pada tanggal yang telah ditentukan.
7. Staf melakukan registrasi calon mahasiswa menjadi mahasiswa baru pada tanggal registrasi sesuai jadwal PMB.

Yang disebutkan diatas adalah proses global yang umum dilakukan. Masing-masing memiliki detail proses yang berbeda, dan akan dibahas lebih lanjut.

Manajemen Jadwal PMB

Buka Memu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Jadwal & Persyaratan PMB

Fasilitas ini berfungsi untuk membuat dan/atau memodifikasi jadwal dan persyaratan PMB. Berikut ini akan dijelaskan satu-per satu bagian yang ada pada tampilan.

1. Filter Semester Tahun Akademik

Angka Semeseter-Tahun yang muncul pada filter ini diperoleh dari data jadwal PMB yang ada di database. Semester-Tahun yang dimaksud adalah semester dan tahun yang menjadi semester-tahun masuk calon mahasiswa jika diterima menjadi mahasiswa baru. Sebagai contoh, Sem GANJIL 2009/2010 artinya adalah jadwal PMB tersebut dibuat untuk calon mahasiswa yang akan mendaftar menjadi mahasiswa baru tahun akademik GANJIL 2009, walaupun jadwal sudah dibuka pada tahun 2008.

2. Filter Jenjang Studi

Satu jadwal PMB terikat dengan satu jenjang studi. Jenjang studi yang berbeda mengharuskan ada jadwal PMB yang berbeda. Dalam satu jenjang mungkin terdapat beberapa jadwal PMB dalam waktu yang bersamaan.

Jika dipilih jenjang S1, maka akan ditampilkan jadwal PMB khusus untuk S1 saja, tentunya pada sem. dan tahun yang dipilih.

3. Filter Program Studi Terkait

Pada umumnya, satu jadwal PMB berlaku untuk semua prodi yang terdapat pada sebuah jenjang. Namun ada kalanya institusi hanya membuka pendaftaran hanya khusus prodi tertentu saja. Hal ini bisa difasilitasi dengan menentukan program studi apa yang akan dimasukkan ke dalam jadwal.

Misal jika dipilih Prodi Teknik Informatika, maka jadwal yang tampil adalah jadwal PMB yang menyertakan prodi Teknik Informatika di dalamnya.

Jika dipilih All, filter prodi diabaikan dan semua jadwal ditampilkan pada sem. dan jenjang yang dipilih.

4. Tombol Tampilkan

Untuk menampilkan list jadwal PMB sesuai filter yang dipilih.

5. Kolom Gelombang

Nama gelombang pendaftaran.

6. Kolom Sesi

Nama sesi pendaftaran.

7. Kolom Jenjang Studi

Jenjang studi pendaftaran. Pada semester, tahun, dan jenjang yang sama, tidak boleh ada jadwal dengan nama gelomabng dan sesi yang sama.

8. Kolom Program Studi Terkait

List Program studi yang dimasukkan ke dalam jadwal dan bisa dilih calon mahasiswa.

9. Kolom Tanggal Pendaftaran

Tanggal mulai pendaftaran

10. Kolom Tanggal Daftar Ulang

Tanggal calon mahasiswa melakukan daftar ulang sebagai mahasiswa baru setelah dinyatakan lulus dan diterima.

11. Kolom Flag Tampil/Tidak Tampil

Icon hijau berarti jadwal tersebut visible untuk publik. Jika icon diklik, status berubah menjadi invisible.

12. Kolom Flag Form Pendaftaran Online

Icon hijau berarti form pendaftaran untuk jadwal tersebut bisa diisi secara online oleh calon mahasiswa. Jika icon diklik, status form berubah menjadi disable, artinya calon mahasiswa tidak bisa mendaftar via online, harus mengisi form fisik secara manual.

13. Icon View Detail

Link untuk menampilkan detail jadwal ybs.

14. Icon Edit

Link untuk memodifikasi data jadwal PMB.

15. Icon Delete

Link untuk menghapus data jadwal ybs. Jika jadwal PMB tsb sudah ada yg me-refer, data tidak bisa dihapus.

Tambah Jadwal PMB

Halaman ini bisa dibuka dari menu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Tambah Jadwal PMB.
Bisa juga dari tombol [Tambah] pada halaman daftar jadwal PMB.


Fasilitas ini berfungsi untuk membuat jadwal dan persyaratan PMB. Berikut ini akan dijelaskan satu-per satu bagian yang ada pada tampilan.

1. Input Semester Tahun Akademik

Semester dan tahun yang menjadi semester-tahun masuk calon mahasiswa jika diterima menjadi mahasiswa baru.

2. Input Jenjang Studi

Jenjang Studi PMB.

3. Input Program Studi Terkait

Untuk menentukan program studi apa saja yang dimasukkan dalam jadwal.

4. Input Gelombang dan Sesi

Nama gelombang dan sesi pada jadwal ybs.

5. Input Tanggal Pendaftaran

Tanggal awal dan akhir calon mahasiswa bisa melakukan pengisian formulir pendaftaran.

6. Input Tanggal Pengumuman

Tanggal pengumuman calon mahasiswa yang dinyatakan lulus test.

7. Input Tanggal Jadwal Ulang

Tanggal registrasi calon mahasiswa untuk dinobatkan menjadi mahasiswa baru. Durasi tanggal ini tidak hanya menyatakan kapan mahasiswa melakukan daftar ulang, namun juga sebagai konstrain periode bagi Staf untuk dapat me-register mahasiswa baru.

8. Input Flag Biaya Formulir Online

Contreng jika calon mahasiswa dikenakan biaya formulir meskipun mendaftar via online.

9. Input Flag Tampilkan Jadwal

Contreng jika jadwal yg sedang dibuat ini sudah fix dan bisa diperlihatkan ke publik.

10. Input Flag Form Online

Contreng jika calon mahasiswa bisa mendaftar secara online pada jadwal ini.

11. Input Deskripsi

Tuliskan keterangan tentang jadwal ini jik ada.

12. Tombil Simpan

Klik untuk menyimpan data jadwal yg telah ditulis pada form ini.

Prodi terkait, Jadwal Ujian, Persyaratan dan Biaya

Staf dapat mengisi data prodi terkait, jadwal dan persyaratan mahasiswa baru melalui icon yang telah disediakan.

Passing Grade

Staf dapat mengisi data passign grade masing-masing program melalui menu berikut: PMB - Pendaftaran Mahasiswa Baru - Passing Grade

Manajemen Data Calon Mahasiswa

Buka halaman dari menu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Calon Mahasiswa Baru -> Daftar Calon Mhs Baru.


Fasilitas ini berfungsi untuk membuat dan/atau memodifikasi jadwal dan persyaratan PMB. Berikut ini akan dijelaskan satu-per satu bagian yang ada pada tampilan.

1. Filter Jadwal PMB

Digunakan untuk menampilkan data calon mahasiswa yang mengikuti jadwal PMB tertentu.

2. Filter Jenis Test

Digunakan untuk menampilkan mahasiswa pada jadwal tertentu yang mengikuti metode test tertentu, contohnya pada gambar tersebut artinya: Tampilkan semua calon mahasiswa yang harus mengikuti TEST TULIS pada jadwal PMB Sem GANJIL 2009/2010 gel II sesi 3.

3. Link toggle: Cari Data - Filter

Digunakan untuk memilih form filter, apakah pencarian masal atau pencarian calon mahasiswa tertentu. Jika diklik akan menampilkan form pencarian berdasarkan REF ID atau Nama sbb:

a. Input Nama, akan mencari semua data yang mengandung nama tersebut pada semua jadwal PMB

b. Input Ref ID, akan mencari data calon mahasiswa dengan REF ID tersebut.

c. Link toggle ke Form Filter

4. Tombol Tampilkan

Digunakan untuk menampilkan data.

5. Tombol Mode Edit

Digunakan untuk memunculkan input edit status, seperti pada tampilan berikut:

6. Icon Lihat Detail

Digunakan untuk menampilkan data detail calon mahasiswa.

7. Icon Edit

Digunakan untuk menampilkan form edit data calon mahasiswa.

8. Icon Delete

Digunakan untuk menghapus data calon mahasiswa. Data yang bisa dihapus hanyalah data manual yang belum sampai diregistrasi, atau data calon via online yang tidak pernah dikonfirm sampai tanggal pendaftaran sudah lewat.

Tambah Data calon Mahasiswa (Manual)

Klik menu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Calon Mahasiswa Baru -> Tambah Data Calon Mahasiswa.

Fasilitas ini berfungsi untuk membuat data Calon Mahasiswa. Berikut ini akan dijelaskan satu-per satu bagian yang ada pada tampilan.

1. Input Jadwal PMB

Digunakan untuk menentukan jadwal PMB mana yang akan diikuti oleh calon mahasiswa.

2. Input Jenis Pendaftaran

Digunakan untuk menentukan jenis calon mahasiswa, apakah dia sebagai pendaftar UMUM, ALIH KREDIT, atau PINDAHAN.

UMUM adalah calon mahasiwa yang akan memiliki status masuk BARU (B) jika sudah diterima.

ALIH KREDIT adalah calon mahasiswa yang sudah lulus di jenjang yang lebih rendah, ex:D3 kemudian mendaftar untuk melanjutkan studi ke jenajng S1. Status mahasiswa nantinya adalah PINDAHAN (P).

PINDAHAN adalah calon mahasiswa yang pindah program studi dalam satu institusi, atau pindah institusi dalam jenjang yang sama, misal S1 ke S1. Status mahasiswa nantinya adalah PINDAHAN (P).

3. Input Jenis Test

Digunakan untuk menentukan jenis test yang harus diikuti oleh calon mahasiswa ybs.

4. Input Nomor Seri Formulir

NOmor seri formulir yang dimiliki oleh calon mahasiswa ybs.

5. Input Program Pilihan Pertama

Digunakan untuk menentukan program kuliah pilihan pertama calon mahasiswa ybs.

6. Input Program Pilihan Kedua

Digunakan untuk menentukan program kuliah pilihan kedua calon mahasiswa ybs. Pilihan kedua boleh kosong.

7. Nomor Arsip

Digunakan untuk mendata nomor sampul arsip, hal ini akan membantu pencarian data fisik pada loker atau almari penyimpanan data jika sewaktu-waktu diperlukan.

Pada form tambah data ini masih terdapat beberapa input lain, yaitu yang terkait dengan biodata calon mahasiswa. Input form sudah jelas seperti yang tertulis pada label masing-masing.

Setelah form disubmit dan berhasil, sistem akan mengarahkan kita ke halaman edit data calon mahasiswa.

Edit Data Calon Mahasiswa

Halaman ini bisa dibuka dari Icon Edit pada halaman Daftar Calon Mahasiswa. Halaman ini juga akan langsung terbuka segera setelah kita berhasil melakukan penambahan data calon mahasiswa.

Fasilitas ini berfungsi untuk melakukan modifikasi data Calon Mahasiswa. Berikut ini akan dijelaskan satu-per satu bagian yang ada pada tampilan.

1. REF ID

Nomor unik yang dimiliki oleh calon pendaftar. Nomor ini di-generate secara automatis oleh sistem pada saat create calon mahasiswa berdasarkan rumus yang telah didefinisikan pada bagian setting. Nomor ini tidak bisa diubah.

2. Nomor Ujian

Nomor unik yang dimiliki oleh calon pendaftar. Nomor ini di-generate secara automatis oleh sistem pada saat create calon mahasiswa berdasarkan rumus yang telah didefinisikan pada bagian setting. Nomor ini tidak bisa diubah.

3. Link Cetak Kartu Ujian

Link untuk menampilkan kartu ujian yang siap cetak.

4. Flag Kartu Ujian Sudah/Belum dicetak

Contreng jika kartu sudah pernah dicetak.

5. Flag Kartu Ujian Sudah/Belum diterima

Contreng jika kartu sudah diterima oleh calon mahasiswa.

6. Flag Kehadiran pada Ujian

Contreng jika calon mahasiswa hadir ketika ujian.

7. Input Catatan

Isi dengan teks jika ingin menulisakan catatan khusus untuk calon ybs.

8. Tombol Tambah Catatan

Klik untuk menambahkan teks pada catatan.

9. Waktu Pembuatan Data

Menunjukkan waktu pembuatan data calon mahasiswa dilakukan oleh petugas.

10. Waktu Modifikasi Terakhir

Menunjukkan waktu modifikasi terakhir yang dilakukan oleh petugas.

Entri Nilai

Klik menu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Calon Mahasiswa Baru -> Entri Nilai.

Fasilitas ini berfungsi untuk memasukkan data nilai ujian Calon Mahasiswa.

Eksekusi Passing Grade

Klik menu: PMB -> Pendaftaran Mahasiswa Baru -> Calon Mahasiswa Baru -> Ekseksi Passing Grade.

Fasilitas ini berfungsi untuk menentukan status kelulusan calon mahasiswa berdasarkan passing grade nilai ujian masuk. Pilih jadwal PMB, kemudian klik link [Eksekusi] untuk melakukan pemrosesan data.

Registrasi Mahasiswa

Klik menu: PMB - Pendaftaran Mahasiswa Baru

Pilih jadwal, kemudian klik icon pada kolom operasi.

Form ini hanya akan tampil jika sekarang sudah masuk tanggal registrasi pada jadwa terpilih. Lengkapi data, kemudian klik TOmbol Form Registrasi Mahasiswa Baru untuk meregister mahasiswa menjadi mahasiswa baru

Jika proses update berhasil, maka calon mahasiswa telah terdaftar sebagai mahasiswa baru. Proses PMB selesai sampai di sini.